Nieuwe criteria waaraan een RI&E moet voldoen

Update

Er gelden (sinds 1 juli 2022) nieuwe criteria voor het toetsen en daarmee ook voor het opstellen van de RI&E (risico-inventarisatie en -evaluatie). In dit artikel een overzicht van de criteria die gelden zowel voor het opstellen als het toetsen van de RI&E.

De RI&E hoeft niet getoetst te worden als:

Alle medewerkers in het bedrijf samen 40 uur of minder per week werken. Als minder dan 40 uur gewerkt wordt, hoeft het bedrijf geen RIE te hebben (dus dan ook uiteraard geen toetsing).
Het bedrijf maximaal 25 medewerkers heeft én er gebruik is gemaakt van een aangemeld branche-Rl&E-instrument. Het gaat hierbij om het aantal medewerkers, niet om het aantal fte's. Bedenk wel dat met de nieuwe (toets)criteria een aantal branche-RI&E’s niet meer zullen kloppen en moeten worden bijgesteld.

Wel verplichte toetsing:

Voor alle andere bedrijven/situaties is toetsing wel verplicht. Ook als de RI&E is uitgevoerd door een gecertificeerde arbokerndeskundige AKD (zie onder), moet die RIE tóch nog worden getoetst. Feitelijk is dat dan een formaliteit wanneer die AKD bij het uitvoeren van de RI&E al rekening heeft gehouden met de toetscriteria. Door dan in de RI&E kort te verwijzen naar die criteria en aan te geven dat volgens die criteria de RI&E is opgesteld, is aan die verplichting voldaan.

Wel moet het door het betreffende bedrijf nader ingevulde plan van aanpak (zoals de actiehouders, de prioritering en de streefdata) getoetst worden op die criteria die daarvoor gelden (zie hieronder bij Plan van aanpak). Dat betreft dus alleen dat deel van de RI&E dat niet door de AKD zelf is opgesteld.

Met de hieronder genoemde criteria voor de RI&E die zijn ontleend aan de wettelijke voorschriften in samenhang met verbeterde eisen aan gecertificeerde arbokerndeskundigen die in 2022 in werking treden, zijn de tools in huis om het niveau van de RI&E’s op een hoger niveau te krijgen.

Criteria

De RI&E dient aan verschillende criteria te voldoen (conform de arbeidsomstandighedenregelgeving). De vier belangrijkste waren en zijn: volledigheid, actualiteit, actuele inzichten en betrouwbaarheid. Achtereenvolgens worden deze criteria nader toegelicht.

De nieuwe elementen erin zijn in cursief aangegeven.

Volledigheid

Alle arbeidsrisico’s, inclusief de achterliggende grondoorzaken, ten aanzien van veiligheid en gezondheid met betrekking tot de hele organisatie of bepaalde organisatieonderdelen, waaronder groepen medewerkers of activiteiten, moeten zijn geïnventariseerd. Met de formulering over de achterliggende grondoorzaken is bedoeld dat niet alleen naar symptomen gekeken moet worden, maar ook naar de echte oorzaken achter de symptomen. Immers symptomen geven niet altijd de echte oorzaken weer. Daarmee wordt er beoogd te bereiken dat een RI&E niet alleen een opsomming is van symptomen, maar dat ook onderzocht moet worden hoe die symptomen zijn ontstaan. Dat zijn de feitelijke risico’s die beschreven moeten worden. Deze worden ook gezien als de achterliggende oorzaken (basisrisicofactoren) waardoor de risico’s zijn ontstaan.
Daarmee wordt voorkómen dat het blijft bij dweilen met de kraan open op basis van oppervlakkige symptomen. Zo kan de stap gezet worden om echt structureel te werken aan het aanpakken van knelpunten en aan verbetering van de werkomstandigheden.
In de RI&E zijn ook de risicobeperkende maatregelen met betrekking tot de aanwezige risico’s beschreven. Hierbij gaat het zowel om de nog te nemen maatregelen om bestaande risico’s verder te verlagen als om de beschrijving van (de borging van) de reeds genomen maatregelen (met name die) bij de grootste risico’s.
Er is gebruik gemaakt van de aanwezige gegevens uit de verzuimbegeleiding, het arbeidsomstandighedenspreekuur van de bedrijfsarts en de reeds uitgevoerde arbeidsgezondheidskundige onderzoeken (AGO’s) om inzicht te krijgen in de arbeidsgerelateerde oorzaken van het verzuim. Er is een koppeling gemaakt tussen deze gegevens en de beheersing van de arbeidsrisico’s. Dus de inzichten van de bedrijfsarts en van andere deskundigen die de werkgever inschakelt voor het verzuim- en arbeidsomstandighedenbeleid zijn meegenomen in de RI&E.
De preventiemedewerker(s) is aantoonbaar bij de RI&E betrokken en heeft input geleverd.
Er is nagegaan of er ongevallenregistraties aanwezig zijn. Er is gekeken of er een trendanalyse naar de achterliggende grondoorzaken (systeemfactoren) van de ongevallen is uitgevoerd.
Er is een uitspraak gedaan over de taken, positie, deskundigheidsniveau, tijd en invulling van de preventiemedewerker.
Nagegaan is of het arbobeleid beschreven is en in hoeverre het arbobeleid geïmplementeerd is op de werkvloer. Want als dat niet zo is, zijn de risico’s niet verholpen en moet dat alsnog gebeuren en in de RI&E opgevoerd worden.
De risico’s van de zogenaamde bijzondere groepen zijn beschreven (jeugdigen, ouderen, zwangeren, minder validen, derden, stagiaires en uitzendkrachten, bewakingspersoneel, schoonmaakpersoneel).
Er is een uitspraak gedaan over de organisatie van de bedrijfshulpverlening (BHV). Daarbij moet de omvang, de kennis, vaardigheid en geoefendheid van de BHV-organisatie afgestemd zijn op de aard en grootte van het nog aanwezige restrisico.
Een juiste weging van de grootte van de risico’s is uitgevoerd.
Er is een beschrijving opgenomen van welke specifieke arbeidsgezondheidskundige onderzoeken (AGO’s) aan de werknemers moeten worden aangeboden, wat de inhoud en de frequentie daarvan is. Als deze periodiek worden aangeboden, worden zij ook PAGO’s genoemd. Dit advies moet worden afgestemd met de bedrijfsarts.
Er is duidelijk aangeven of er thema RI&E’s of verdiepende RI&E’s (dit zijn verschillende dingen) en/of aanvullende metingen nodig zijn om de blootstelling aan bepaalde arbeidsbelastende factoren en de daarmee samenhangende risico’s vast te stellen of nader te onderzoeken. Zolang deze nog niet gedaan zijn, is de RI&E niet volledig.

Actualiteit

De RI&E-rapportage moet de huidige (actuele) stand van zaken qua arbeidsbelastende factoren binnen het bedrijf beschrijven. Dus organisatorische wijzigingen, andere productieprocessen, nieuwe machines of gevaarlijke stoffen, installaties of gebouwen enz. moeten qua risico’s in de RI&E worden opgenomen.

Actuele inzichten gebaseerd op de stand der wetenschap en de professionele dienstverlening

Uitgegaan moet worden van de meest actuele wet- en regelgeving en de meest actuele normen en grenswaardes.
Bij de inventarisatie van de gevaarsbronnen moet gekeken zijn naar wat tegenwoordig als gevaarsbronnen wordt beschouwd.
Bij het uitvoeren van de RI&E is aantoonbaar gebruik gemaakt van de in de branche opgestelde arbocatalogus.
Bij de verbetervoorstellen om risico’s te reduceren, dient rekening te zijn gehouden met moderne inzichten op dit terrein. Dit is in lijn met het gestelde in artikel 3 lid 1 van de Arbowet waarin staat dat de werkgever in zijn zorg voor de veiligheid en de gezondheid van de werknemers uitgaat van de stand van de wetenschap en professionele dienstverlening.

Betrouwbaarheid

Voldoende medewerkers moeten bij de uitvoering van de RI&E betrokken zijn geweest. Met name betreft dat zaken die sterk van de individuele beleving van medewerkers afhankelijk zijn, zoals de psychosociale arbeidsbelasting (beleving van de werkdruk en beleving van ongewenst gedrag), het binnenklimaat, voorlichting over arbozaken, ontplooiingsmogelijkheden, enz.
De blootstellingen aan de risico’s moeten representatief in beeld zijn gebracht. Geen over- en of onderschatting (geen te gunstige of worst-cases).
De blootstellingen aan arbeidsbelastende factoren dienen met gevalideerde methodes (en eventueel meetapparatuur) onderzocht en in kaart te worden gebracht.
De evaluatie van de blootstelling aan de risico’s moet correct zijn uitgevoerd en vergeleken met relevante wettelijke en wetenschappelijk onderbouwde grenswaarden.

Plan van aanpak

Maatregelen moeten zijn voorgesteld om de gevaren weg te nemen of om de risico’s op het gebied van veiligheid en gezondheid zoveel mogelijk te beperken. De inspanningen van de werkgever gaan daarin verder dan het voldoen aan wettelijke normen, omdat hij een beleid moet voeren dat is gericht op zo goed mogelijke arbeidsomstandigheden (art. 3, lid 1, Arbowet). Dit in het kader van de optimalisatieverplichting om de risico’s verder te verlagen dan de uiterste wettelijke verbodswaardes (zie ook Burgerlijk wetboek art.7:611 en 7:568). De werkgever mag in de prioritering van de maatregelen prioriteiten stellen en daarin andere bedrijfsbelangen laten meewegen.
Met de adviezen over de risicobeperkende maatregelen, moeten ook de werkelijke (achterliggende oorzaken van de) risico’s en niet slechts de symptomen worden aangepakt.
Bij de voorstellen voor risicobeperkende maatregelen moet rekening gehouden zijn met de arbeidshygiënische strategie en het daarbij te hanteren redelijkerwijsbeginsel.
Als in het plan van aanpak bij de voorgestelde maatregelen is afgeweken van de arbeidshygiënische strategie, dan moet dit zijn gemotiveerd.
Beschreven moet zijn hoe de maatregelen (kunnen) worden geïmplementeerd.
Een inschatting moet gedaan zijn van de effectiviteit van de maatregelen. Dit zou kunnen worden ingevuld door de weging van de grootte van de risico’s twee keer uit te voeren: voor het uitvoeren van de voorgestelde maatregelen en uitgaande van de maatregelen daarna. Maar het mag ook anders worden ingeschat.
Bij de voorgestelde maatregelen moet rekening zijn gehouden met ongewenste consequenties van maatregelen.
Een juiste prioritering van maatregelen (en tijdsplanning) moet zijn voorgesteld op basis van de weging van de grootte van de risico’s en eventuele andere bedrijfsbelangen.
Het plan van aanpak moet concreet en realistisch (SMART) zijn.
Beschreven moet zijn hoe de maatregelen worden geïmplementeerd.
Beschreven moet zijn of de door de werkgever aangewezen personen (actiehouders) voldoende bevoegdheid hebben om de voorgestelde maatregelen uit het plan van aanpak uit te voeren (dus bij voorkeur niet te veel acties bij de preventiemedewerkers, maar juist bij de operationeel managers).

Arbokerndeskundigen

Bij het adviseren over de RI&E en het plan van aanpak geldt voor de arbokerndeskundigen aanvullend:

Adviseren over de betrouwbaarheid, volledigheid en actualiteit van de RI&E.
Adviseren over de risicobeperkende maatregelen, waarbij ook eventueel achterliggende oorzaken zijn aangepakt.
Adviseren over structureel arbobeleid en borging met de Plan-Do-Check-Act-cyclus.
Adviseren over de juiste toepassing van taken en verantwoordelijkheden op het gebied van veiligheid en gezondheid binnen organisaties.
Adviseren over prioriteiten, tijdsplanning en de volgorde waarin de maatregelen moeten worden genomen.
Aangeven of aanvullend of verdiepend onderzoek nodig is.
Adviseren over veiligheids- en gezondheidscultuur.

In het toets- en adviesrapport moet de arbokerndeskundige:

De bevindingen beargumenteren.
Het management informeren over het al dan niet naleven of overtreden van wet- en regelgeving.
De reikwijdte van het advies aangeven. Dus binnen welke scope. En welke zaken hij niet heeft kunnen beoordelen omdat hij bijvoorbeeld geen lokatiebezoek heeft kunnen uitvoeren
In algemene zin aangeven of voor de geconstateerde risico’s aanvullende informatie nodig is om te kunnen beoordelen of de RI&E volledig, betrouwbaar en actueel is.
Een gestructureerd en overzichtelijk rapport schrijven.
Het rapport afstemmen op de lezer.

Die laatste twee zaken kunnen een flinke impact hebben op de vele standaard RI&E-(toets)rapportages die door hun algemene en wijdlopige beschrijvingen weinig overzichtelijk en bepaald niet op de lezer zijn afgestemd.

Wanneer de RI&E is uitgevoerd door een gecertificeerde arbokerndeskundige, moet over het deel dat hij/zij zelf heeft gedaan een verklaring worden afgegeven (kan apart maar kan ook als een – herkenbaar - deel in de RI&E zijn opgenomen) waarin hij verklaart dat met deze RI&E aan alle wettelijke eisen wordt voldaan en welke beperkingen aan de RI&E zijn verbonden, bijvoorbeeld vanwege de scope die is gehanteerd.

Inhoudelijk kan dat aanvullend nog betekenen ook dat het deel dat daarna door het bedrijf zelf nog wordt gedaan zoals het nader invullen van het plan van aanpak zoals de prioritering van maatregelen, de actievoerders en de streefdata aangeven, aanvullend moet worden getoetst.

Certificatie-eisen

In het kader van bovenstaande zijn de certificatie-eisen aan de arbokerndeskundigen Hogere veiligheidskundige, arbeidshygiënist en arbeids- en organisatiedeskundige per 1 juli 2022 aangepast. Zij moeten bij hun (her)certificering laten zien dat zij de twee hoofdtaken: het toeten van de RI&E en het adviseren over verbetermaatregelen beheersen.

Daarbij moeten elk van genoemde deskundigen laten zien dat zij een RI&E in de volle breedte in de basis op de wettelijk verplichte elementen kunnen toetsen (de zogenaamde systeemtoets) en dat zij op hun eigen vakgebied meer verdiepend een zogenaamde scopetoets kunnen uitvoeren.

Tot slot een voorbeeld van het verder kijken dan symptomen

Stel er wordt tijdens de rondgang bij een RI&E geconstateerd dat voor een nooduitgang een wagentje met materialen staat. De symptoomaanpak is: dit constateren en aangeven dat deze situatie een bepaald risico vormt. Het betreft een ruimte waar meer mensen werken met vuurgevaarlijke activiteiten. In geval van brand kan zo’n geblokkeerde uitgang verregaande consequenties hebben. Het symptoomadvies is het wagentje weghalen.

Interessanter is om na te gaan waarom dat wagentje daar neergezet is.

Vragen hierover zijn bijvoorbeeld:

Zijn de medewerkers voorgelicht over de veiligheidsaspecten van hun werk en het belang van het vrijhouden van vluchtwegen? Zeker omdat hun werk ook vuurgevaarlijke activiteiten betreft.
Hoe is het veiligheidsbesef van de medewerkers en is dat ook bij andere aspecten van hun werk te zien?
Waarom is niet door de leidinggevende ingegrepen?
Hoe is arbo bij de leidinggevende geborgd? Is de leidinggevende via een mandateringsregeling expliciet verantwoordelijk gesteld voor veilige en gezonde werkomstandigheden van zijn mensen? Zo ja hoe actief geeft hij hier invulling aan en moet hij daarover verantwoording afleggen bij zijn leidinggevende? Hoe zit dit bij de andere leidinggevenden?
Hebben de medewerkers voldoende opslagruimtes voor materialen? Stel dat dit niet het geval is, dan kun je er zeker van zijn dat de volgende dag weer andere materialen voor die nooduitgang staan.
Als er onvoldoende opslagruimte is, hoe komt dat dan? Is het systeem van voorraadbeheersing dan wel op orde?

Zo kan aan de hand van de constatering van dat ene punt door juist te kijken naar de oorzaken van het geconstateerde knelpunt de vinger gelegd worden op meer structurele tekortkomingen in het veiligheids- en gezondheidsbeleid van het bedrijf.

Vervolgens kunnen daarvoor dan oplossingen worden aangereikt waarmee veel meer resultaten worden geboekt dan door de symptoomaanpak bij die ene situatie.

Overigens wordt hierdoor dan ook meer voldaan aan het criterium ‘volledigheid’. Dit omdat wanneer tijdens de RI&E enkele knelpunten/risico’s niet zijn gezien, deze situaties waarschijnlijk wel aangepakt worden door de aanpak van de grondoorzaken die bij andere knelpunten zijn geconstateerd.