Hoe vitaal is thuiswerken?

Print
Arbobeleid
De mate van thuiswerken heeft sinds half maart door de coronacrisis een vlucht genomen. Massaal wordt er (verplicht) thuisgewerkt. Hoewel het kabinet inmiddels een flink aantal maatregelen heeft versoepeld, blijven veel kantoren de komende periode nog grotendeels gesloten. In elk geval blijft tot 1 september 2020 het advies van kracht om zoveel mogelijk vanuit huis te werken.

De een valt het thuiswerken zwaar. De ander ervaart vooral voordelen zoals meer rust of meer tijd voor het gezin. Wat betekent thuiswerken voor de vitaliteit van medewerkers? Hoe zorg je er als werkgever voor dat mensen zowel mentaal als fysiek fit blijven? En welk advies geef je als arboprofessional? Dit zijn vragen die leven.

 

Van vrije keuze naar verplicht

De hoeveelheid thuiswerken was tot voor kort nog minder dan 10 procent. Bij een aantal bedrijven was het toegestaan om 1 dag (en soms meerdere dagen) per week thuis te werken. Bij veel andere bedrijven werd alleen aan de randen van de dag thuis gewerkt. Bijvoorbeeld even in de ochtend vanuit huis e-mails beantwoorden om vervolgens naar je afspraak te gaan. In de meeste gevallen was het thuiswerken een vrije keuze van de medewerker en een gunstige arbeidsvoorwaarde van de werkgever.

Dit is nu dus anders. Ineens zijn werkende stellen verplicht samen thuis aan het werk. Een big bang zonder enige voorbereiding. Dit thuiswerken wordt al dan niet gecombineerd met lesgeven aan kinderen en/of mantelzorg. Besprekingen met collega’s en klanten worden online gevoerd. We ontdekken dat op afstand veel meer mogelijk is dan daarvoor ooit werd gedacht. En merkte je in het begin dat het voor velen enorm schakelen was van fysieke - naar online meetings, inmiddels treedt er een soort gewenning op.

 

Met stress tot gevolg?

De resultaten van onderzoeken hierover lopen uiteen. Effecten op de langere termijn zijn natuurlijk nog niet bekend. Volgens onderzoek van TNO, waarbij een groep mensen wordt gevolgd, blijkt het stressniveau mee te vallen. De meeste onderzoeken tot nu toe wijzen echter uit dat 30 tot 40 procent van de mensen als gevolg van Covid-19 meer stress ervaart. De uiteenlopende onderzoeksresultaten zijn ook te herkennen in reacties van mensen op thuiswerken. De een ervaart meer vermoeidheidsklachten, slaapproblemen of concentratieverlies, terwijl een ander er juist heel goed onder gedijt.

Feit is dat voor medewerkers door het thuiswerken de grens tussen het werk en de privésituatie vervaagt.

Voordelen van het thuiswerken zijn:

  • geen lange reistijd naar het werk (tijdswinst!)
  • meer vrijheid in het indelen van je dag, bijvoorbeeld om tussendoor even te kunnen sporten.
  • Werken in je vertrouwde thuisomgeving, waar je productiever kunt zijn en minder wordt afgeleid door collega’s (maar mogelijk wel door andere huisgenoten)
  • Regelmogelijkheden om werk en privé beter of anders te kunnen combineren.

Deze voordelen hebben echter ook een valkuil. En het risico van deze valkuil is niet voor iedereen gelijk.

 

De een neemt makkelijker afstand dan de ander

Mensen die de laptop aan het eind van de dag weten te sluiten, en hun aandacht goed kunnen richten op andere dingen dan werk, ervaren minder stress dan mensen die meer moeite hebben met loslaten en perfectionistisch van aard zijn. Het begin en eind van de werkdag is minder transparant dan wanneer je op kantoor werkt, waardoor de verleiding om te veel en te lang te werken voor deze laatste groep een risico vormt.

Medewerkers zijn minder zichtbaar voor hun leidinggevende of collega’s, waardoor het gevoel ontstaat dat je meer moet presteren. Uit onderzoek blijkt dat meer dan 80 procent van de mensen door thuiswerken de neiging hebben om meer te gaan werken. Naarmate de werkdruk hoger is, is dit effect sterker.

En er is geen schakelmoment meer, zoals een fietstochtje of een treinreis naar je werk. Je hebt je werk nu letterlijk thuis. Afstand nemen wordt lastiger. En daardoor is het risico groter dat mensen onvoldoende herstellen van hun inspanningen. Het psychologisch ontkoppelen van werk vraagt in de thuissituatie dus meer dan wanneer je naar kantoor gaat.

Extra aandacht is nodig voor de jongere medewerker. Bij jonge mensen was het aantal burnoutklachten voor corona al hoog en ook nu vormen zij een risicogroep. Bovendien blijkt uit eerder onderzoek dat medewerkers jonger dan 35 jaar minder graag thuiswerken dan medewerkers die ouder zijn.

 

Onlinemeetings zijn inspannend

Besprekingen vinden online plaats. Online vergaderen vraagt meer concentratie. Je kijkt continu naar je scherm en bent tegelijkertijd gericht op verschillende deelnemers in je beeld. Dit vergt (soms ongemerkt) inspanning. En er ontstaan ergernissen als er door elkaar gesproken, mensen te laat inloggen of de verbinding hapert. Natuurlijk helpen heldere onderlinge afspraken. Het focussen op je beeldscherm is ook vermoeiend voor je ogen. Regelmatig wegkijken helpt je ogen te ontspannen. Bovendien is je stemgebruik anders want je stembanden worden zwaarder belast. Na een online bijeenkomst is daarom een pauze van belang.

 

Invloed van thuiswerken op psychologische basisbehoeften

Om je fit te kunnen voelen op je werk, kennen we drie psychologische basisbehoeften: autonomie, verbondenheid en competentie. Dit gedijt het best op een bodem van zekerheid en vertrouwen. De invulling van deze basisbehoeften is een belangrijke voorwaarde om optimaal te kunnen functioneren. De mate waarin is wel afhankelijk van de persoon en de context.

 

Contact met collega’s en gevoel van zekerheid staan onder druk

Zekerheid en vertrouwen

Nu je niet in het zicht bent op kantoor, krijg je het vertrouwen dat je met de goede dingen bezig bent en überhaupt aan het werk bent? Ook je zelfvertrouwen, je eigen gevoel dat je goed bezig bent, speelt hierin mee.
De coronacrisis heeft voor veel mensen invloed op hun gevoel van zekerheid: heb ik straks nog werk? En daarnaast kunnen mensen zorgen hebben om de effecten van het virus op hun gezondheid en die van hun naasten.

Verbondenheid

Mensen hebben een aangeboren behoefte ergens bij te horen en contact met elkaar te hebben. Daarbij kun je onderscheid maken tussen functioneel en sociaal contact.

De coronacrisis heeft veel solidariteit en saamhorigheid in de samenleving met zich meegebracht. De bereidheid om een stapje extra te zetten voor een (zieke) collega is groot. In werksituaties hebben medewerkers elkaar nodig om optimaal te functioneren.

Onlinebesprekingen zijn weliswaar efficiënter en resultaatgerichter dan wanneer collega’s fysiek met elkaar om tafel zitten. De mate en kwaliteit van het onderling contact is in veel gevallen beperkt. Dat wordt nu meer gevoeld nu de situatie langer aanhoudt. En er is minder contact met collega’s van andere afdelingen. Mogelijk heeft online bespreken ook invloed op de mate van commitment op gemaakte afspraken.

Het vanzelfsprekend sociaal contact met collega’s (hoe was je weekend?), zoals een praatje bij de koffie-automaat of even samen lunchen ontbreekt. En dit is juist voor veel mensen een energiebron. Zij missen de gezelligheid en inspiratie van het spontane contact met collega’s.

Medewerkers kunnen zich daarom nu verloren of geïsoleerd voelen. En social distancing in de privé-omgeving versterkt dit. Een belangrijk aandachtspunt dus. Belangrijk is wel te weten dat de behoeftes aan de mate van onderling contact per individu verschilt. Mensen die veel energie halen uit mensen en dingen buiten zichzelf hebben hieraan meer behoefte dan mensen die bij voorkeur ontsnappen aan de vele prikkels en vooral energie halen uit zichzelf.

Competentie

De behoefte om competent te zijn, hangt samen met het gevoel van medewerkers dat zij iets goed doen en hiervoor gewaardeerd worden. En hiermee zinvol bezig zijn. Als je alleen maar online werkt, in hoeverre heb je dan het gevoel dat je na een dag achter je beeldscherm zinvol bezig bent geweest? En dat gewaardeerd wordt wat je doet?

Autonomie

De behoefte aan autonomie ofwel keuzevrijheid is de wens om te kunnen handelen naar eigen inzicht. Medewerkers die voor de coronacrisis de vrijheid hadden om thuis te werken, hadden vaak invloed op het moment van thuiswerken. Vanwege de coronacrisis is het nu een regel en is er geen keuzevrijheid.

Daarentegen hebben medewerkers wel meer autonomie om hun dag naar eigen wens in te delen. Velen ervaren dit als heel prettig. Voor medewerkers die veel structuur nodig hebben, kan het lastig zijn om te gaan met deze autonomie.

 

Wat vraagt thuiswerken aan vaardigheden van medewerkers?

De manier waarop een medewerker weet om te gaan met thuiswerken is bepalend voor een gezonde balans. De volgende vaardigheden hierbij zijn helpend:

  • Structuur kunnen creëren en discipline hebben
    Een medewerker moet in staat zijn een goede dagindeling te maken en zichzelf aan het werk te zetten, zonder zich te verliezen in allerlei huishoudelijk klusjes of andere prikkels. Aan de andere kant vraagt het ook discipline om niet constant de werkmail te checken in de vrije tijd.
  • Grenzen kunnen stellen
    Een medewerker moet kunnen bepalen wanneer het tijd is voor werk en wanneer te stoppen en te ontspannen. Niet oneindig doorgaan, maar zelf de regie nemen en bepalen wat er kan en wanneer iets goed genoeg is. Op tijd zorgen voor herstel en rust.
  • Contact opzoeken en hulp kunnen vragen
    Contact moet meer zelf worden opgezocht. En de sociale ‘controle’ van collega’s of de leidinggevende is minder aanwezig. Hierdoor wordt er minder snel spontaan hulp geboden wanneer dit nodig is.

Mensen met voldoende zelfvertrouwen, die onafhankelijk zijn van het oordeel van anderen en tot zelfreflectie in staat zijn hebben het hierin makkelijker. Medewerkers die (sterk) ambitieus en betrokken zijn bij hun werk, of zich snel onzeker voelen, hebben het juist weer moeilijker. Zij komen eerder in de verleiding meer te gaan werken.

 

Wat vraagt thuiswerk qua leiderschap?

Leidinggevenden spelen een cruciale rol in het effect van thuiswerken op medewerkers. Op afstand leidinggeven vraagt andere vaardigheden.

  1. Houd contact met de medewerker en stimuleer onderlinge verbinding
    Het is nog belangrijker dat je je mensen goed kent en feeling hebt waar zij mee bezig zijn. Online krijg je signalen minder makkelijk dan wanneer je je medewerkers ziet op kantoor. Bespreek regelmatig de balans werk-privé met medewerkers (1-1 en in je team) en geef zelf het goede voorbeeld. En organiseer voor de onderlinge verbondenheid ook informele (online) momenten, zoals het vieren van verjaardagen. Zorg ervoor dat medewerkers zich verbonden blijven voelen met hun team en de organisatie (wij-gevoel).
  2. Ga in gesprek over betekenis en toekomst
    Heb oog voor wat het verplicht thuiswerken voor mensen betekent. Ook in combinatie met zorg voor kinderen of mantelzorg. En ga de dialoog aan over hoe het straks verder gaat; wat gaat de toekomst betekenen voor de medewerker (en zijn psychologische basisbehoeften, zoals de inzet van competenties). Deel open en eerlijk hoe het bedrijf ervoor staat. En durf te experimenteren met nieuwe manieren van (samen)werken.
  3. Duidelijke verwachtingen
    Maak gezamenlijk duidelijke afspraken welk resultaat je als leidinggevende verwacht, en check regelmatig de haalbaarheid. Geef autonomie en maak afspraken over bereikbaarheid. Een gezamenlijke dagstart met het team kan helpend zijn om met het team uit te wisselen waar je de dag aan werkt en wat je hiervoor nodig hebt.
  4. Vertrouwen en begrip
    Maak de medewerker duidelijk dat je vertrouwen hebt in zijn competenties en inzet. En toon begrip dat werk en privé nu meer door elkaar lopen.

 

Verandering voor leidinggevenden

  • Van controle naar vertrouwen
  • Van regels naar afspraken
  • Van input naar output
  • Van vertellen naar dialoog
  • Van sturen naar coachen

 

 

En gezond beeldschermwerk vraagt aandacht

En natuurlijk is er aandacht nodig voor de fysieke belasting van de thuiswerkplek. Het werken aan de keukentafel is echt anders dan een instelbare kantoortafel en bureaustoel op kantoor. Veel werkgevers hebben in deze periode medewerkers de gelegenheid gegeven om spullen van kantoor mee naar huis te nemen of een budget ter beschikking gesteld voor de aanschaf van hulpmiddelen, zoals een groot beeldscherm en/of een los toetsenbord. (Hier vind je meer informatie van TNO over een gezonde beeldschermwerkplek).

En er is aandacht nodig voor gezond gedrag. Immers, de beste houding is de volgende houding. Thuis zijn we geneigd om langer achtereen te zitten, terwijl afwisseling zo belangrijk is. Na een half uur beeldschermwerk even van je plek komen, al lopend een telefoontje doen of je werkplek zo inrichten dat zitten en staan kan worden afgewisseld. Bewegen tussendoor is niet alleen belangrijk voor je fysieke gezondheid, maar ook voor je brein. Bewegen zorgt ervoor dat je creatief en vernieuwend kunt zijn.

 

Wet- en regelgeving

De werkgever is verantwoordelijk voor de inrichting van de werkplek en aansprakelijk voor de fysieke of psychische schade die hier mogelijk bij een werknemer door ontstaat (art 7:658 BW). Volgens de arbowetgeving moet de thuiswerkplek ergonomisch zijn ingericht. Ook moet de werkgever voorlichting geven over een juiste werkhouding.

In de RI&E moet aandacht worden besteed aan thuiswerken. Dit kan ingevuld worden door:

  • Als werkgever de thuiswerkplek in te richten
  • De thuiswerkplek via video te laten checken door een deskundige of dit te laten doen op basis van een foto
  • De medewerker een checklist over de arbeidsomstandigheden van de thuiswerkplek te laten invullen. Vervolgens gaat de leidinggevende met de medewerker hierover in gesprek.
  • En te checken of de werkgever voorlichting geeft en met de medewerker in gesprek is over de balans werk-privé.

 

 

Wat kun je als professional doen?

Bedrijven zijn nu bezig met plannen hoe zij de werkplekken coronaproof kunnen inrichten, zodat medewerkers terug kunnen naar kantoor. Hier kun je lezen wat ervoor nodig is om veilig terug te keren naar de reguliere werkplek. Mijn advies is om voor het maken van een plan medewerkers hun ervaringen met het thuiswerken in te laten brengen. Het thuiswerken biedt voor de organisatie en voor medewerkers voordelen. Wissel ervaringen uit, wat er is geleerd, wat moet behouden worden, en hoe kunnen we omgaan met de aandachtspunten die er zijn (zoals het organiseren van sociaal contact)?

Verbreed de discussie naar de vraag hoe de toekomst van werk eruit kan gaan zien. Wat zijn werkzaamheden die we op kantoor doen, en wat kan even zo goed (of beter) thuis. Dit is hét moment om met elkaar vernieuwingen door te voeren en niet automatisch terug te vallen op oude routines. En onderzoek welke keuzevrijheid gegeven kan worden.

Stimuleer het gesprek in teams om geregeld stil te staan bij de energiebalans van medewerkers. En bespreek met elkaar welke ideeën er zijn om het sociaal contact binnen het team te stimuleren.

Voor jongeren en starters (en andere nieuwe medewerkers): besteed speciale aandacht aan het inwerken (in elk geval een goede mentor), want dit is op afstand veel lastiger dan wanneer je collega’s om je heen hebt. Bovendien hebben starters vaak geen extra werkkamer thuis.

Organiseer workshops of webinars met als thema mentale fitheid en balans werk-privé voor medewerkers. En geef voorlichting over een gezonde thuiswerkplek. Bied medewerkers die hiermee moeite hebben individuele begeleiding aan. Dit past bijvoorbeeld in een programma duurzame inzetbaarheid. Besteed aandacht aan vaardigheden hoe medewerkers kunnen ontspannen en herstellen, bijv door het aanbieden van een mindfulnesstraining.

Vanwege nieuwe risico’s van Covid-19 moet de RI&E worden aangepast. Er moet aandacht komen voor de risico’s die de werkzaamheden met zich meebrengen en voor het algemene besmettingsgevaar. Daarnaast is het belangrijk om in de RI&E speciale aandacht te besteden aan thuiswerken.

 

Tips voor medewerkers

  • Stel een duidelijk doel voor de dag en maak een overzicht van werkzaamheden (wees realistisch).
  • Breng een gezonde structuur aan in je werkdag: maak een heldere planning, begin op een vaste tijd en blok tevens tijd voor lunch en ontspanning. Voorkom dat je continu ‘aanstaat’. Ontwikkel nieuwe rituelen om je dag te beginnen en mee af te sluiten; maak bijvoorbeeld een wandeling voor je begint en aan het eind van je werkdag. En kijk bij het afsluiten van de dag terug op de positieve ervaringen.
  • Zoek contact met collega’s over je werkplanning, wissel ervaringen uit. Praat ook over andere zaken dan werk met je collega’s.
  • Zorg voor een goede werkplek. Ideaal is als je een plek hebt waar je aan het eind van de dag de deur achter je dicht kunt trekken.
  • Onderbreek beeldschermwerk regelmatig met korte pauzes en bewegen. En nog beter: wissel regelmatig van werkhouding, door bijvoorbeeld zittend en staand werken af te wisselen of lopend te bellen.
  • Stop aan het eind van de dag met je werk door je computer uit te zetten en de privétijd zoveel mogelijk anders door te brengen dan achter je beeldscherm of telefoon.
  • Maak met je leidinggevende duidelijke afspraken over de output van je werkzaamheden en wanneer je wel en niet bereikbaar bent. En bespreek eventuele knelpunten met je leidinggevende.

 

 

Meer lezen?

https://www.fysiekebelasting.tno.nl/cms/content/assets/uploads/2020/04/THUISWERKEN-in-Coronatijd.pdf

https://www.beroepsziekten.nl/sites/default/files/nieuwsbrieven/pdf_file...

https://www.intermediair.nl/persoonlijke-groei/productiviteit/het-voorde...

https://www.arboportaal.nl/onderwerpen/fit-en-vitaal-thuiswerken

https://www.arboportaal.nl/onderwerpen/fit-en-vitaal-thuiswerken/leiding...

https://www.arboportaal.nl/onderwerpen/fit-en-vitaal-thuiswerken/wat-staat-er-in-de-wet-over-thuiswerken

https://www.arboportaal.nl/onderwerpen/fit-en-vitaal-thuiswerken/tips-vo...