Arbomanagement volgens de OHSAS 18001

Print
Arbobeleid
Structurele aandacht voor arbeidsomstandigheden is van groot belang voor zowel de veiligheid en de gezondheid van werknemers, als voor de continuïteit van het bedrijf. Structurele zorg draagt bij aan het verlagen van het aantal incidenten in een bedrijf. Om de zorg voor arbeidsomstandigheden te kunnen structureren zijn verschillende modellen beschikbaar. Als een bedrijf wil aantonen dat het de zorg voor de arbeidsomstandigheden structureel heeft verankerd in alle bedrijfsprocessen, kan het zich laten certificeren. In Nederland heeft het behalen van een certificaat als voordeel dat de Inspectie SZW dergelijke bedrijven niet meer actief bezoekt. De norm die internationaal het meest wordt gebruikt is de OHSAS 18001. In deze serie artikelen wordt de norm in al zijn aspecten kort beschreven en geven we handvatten voor de implementatie van dit systeem.

In dit artikel en de komende artikelen wordt onder andere aandacht besteed aan de volgende onderwerpen:

  •         Gevarenidentificatie, risicobeoordeling en vaststelling van beheersmaatregelen
  •         Wettelijke en andere eisen
  •         Doelstellingen en programma´s
  •         Middelen, taakverdeling, verantwoordelijkheid, toerekenbaarheid en bevoegdheid
  •         Bekwaamheid, training en bewustzijn
  •         Communicatie, participatie en overleg
  •         Documentatie
  •         Beheersing van documentatie
  •         Beheersing van de werkzaamheden
  •         Voorbereid zijn en reageren op noodsituaties
  •         Prestatiemeting en monitoring
  •         Beoordeling van de naleving
  •         Onderzoek van incidenten, afwijkingen, corrigerende en preventieve maatregelen
  •         Beheersing van registraties
  •         Interne audit
  •         Directiebeoordeling

Wat is arbomanagement?
Bedrijven en instellingen investeren veel in het verbeteren van de arbeidsomstandigheden voor hun medewerkers. Veel van deze investeringen verdampen vaak weer even snel. Dit komt omdat er geen continue aandacht is voor de zorg voor arbeidsomstandigheden. Men neemt een eenmalige maatregel en gaat ervan uit dat het dan voor elkaar is. Wat men vergeet is dat je maatregelen moet borgen. Er moeten voorzieningen in de organisatie zijn die bewaken dat de genomen maatregelen niet alleen op de korte termijn, maar ook op de lange termijn hun werk blijven doen. Indien een organisatie daarmee bezig is, spreekt men van een arbomanagementsysteem.
Een arbomanagementsysteem heeft tot doel risico´s te identificeren, deze te beheersen en te blijven beheersen.

Cyclisch proces
Daarnaast is er sprake van een cyclisch proces. De wereld is voortdurend in verandering. Deze veranderingen hebben  gevolgen voor de veiligheid en de gezondheid van de werknemers in bedrijven en instellingen. Daarom moeten deze ontwikkelingen worden gevolgd en indien van toepassing leiden tot nieuwe aanpassingen in het arbobeleid. Met andere woorden: men is nooit klaar.

Een arbomanagementsysteem is een hulpmiddel om deze continue aandacht voor arbeidsomstandigheden te realiseren.  Een arbomanagementsysteem zorgt ervoor dat in alle fasen van een bedrijfsproces aandacht wordt besteed aan de arbeidsomstandigheden en dat, indien noodzakelijk, maatregelen worden getroffen om risico´s te beheersen.

In een model kan dat als volgt worden weergegeven:

Een bedrijf of instelling heeft een of meerdere primaire processen. Deze zijn gericht op het behalen van de resultaten van het bedrijf of de instelling. Dit zijn de producten van het bedrijf of de instelling. Daarbij kan het gaan om hele tastbare producten, zoals auto´s, levensmiddelen e.d., maar ook om minder tastbare producten, zoals de adviezen die gegeven zijn, patiënten die verzorgd worden e.d.

Deze primaire processen kunnen alleen functioneren met behulp van secundaire processen. Denk daarbij aan een afdeling HRM die zorgt voor voldoende en gekwalificeerd personeel, een afdeling inkoop die ervoor zorgt dat de producten die noodzakelijk zijn op tijd worden aangeschaft, een technische dienst die storingen verhelpt en onderhoud aan het machinepark e.d. verzorgt.

Cruciaal
Deze afdelingen zijn in belangrijke mate ook verantwoordelijk voor datgene wat we input noemen. Bij input denken we aan de nieuwe medewerkers die geworven zijn, uitzendkrachten die ingehuurd worden, machines, grondstoffen en gereedschappen die noodzakelijk zijn om het werk uit te voeren. In feite praten we hier over een van de meest cruciale momenten in een arbomanagementsysteem. Alle producten die worden aangeschaft of ingehuurd zijn van invloed op de arbeidsomstandigheden. Door reeds in deze fase daar zeer alert op te zijn, kan men enorme verbeteringen realiseren. Verbeteringen die ook een grote invloed hebben op de output van de processen. Bij output denken we niet alleen aan de producten en de kwaliteit daarvan, maar ook aan het aantal mensen dat ziek wordt tengevolge van de werkzaamheden, het aantal ongevallen dat gebeurt en het aantal medewerkers dat het slachtoffer wordt van een beroepsziekte.

Meten is weten
Een laatste belangrijk aspect van een arbomanagementsysteem is dat er voortdurend gemeten wordt. De resultaten aan de outputkant bepalen in belangrijke mate hoe veilig en gezond er gewerkt kan worden in het bedrijf of de instelling. Door dit zorgvuldig in de gaten te houden, kan men verstoringen signaleren en herstellen. ´Meten´ geschiedt niet alleen intern, maar ook extern. De veranderingen in de omgeving die van invloed zijn op de arbeidsomstandigheden in het bedrijf dienen gemonitord te worden en - indien daartoe aanleiding bestaat - te leiden tot maatregelen in het bedrijf of de instelling.

Door op deze manier te werken is men continue bezig met de arbeidsomstandigheden in het bedrijf of de instelling en werkt men aan een continue verbetering.
Deze manier van werken vergt een grote investering. Men zal een dergelijk systeem moeten opzetten, implementeren en in stand houden. Dit betekent procedures schrijven, mensen opleiden, mensen met taken belasten e.d. Een veelgestelde vraag is dan ook waarom men al deze investeringen zou plegen. Is dit het allemaal wel waard?

Ja, er moet veel geïnvesteerd worden, maar zoals zo vaak geldt: de kosten gaan voor de baten uit. Met een goed arbomanagementsysteem zult u merken dat het aantal ongevallen terugloopt, dat het ziekteverzuim vermindert, dat de ‘naam’ van het bedrijf of de instelling verbetert en dat de betrokkenheid en motivatiegraad van de medewerkers groter worden, met als eindresultaat een besparing op de kosten.

Daarnaast wordt men soms ook extern gedwongen om met een arbomanagementsysteem aan de slag te gaan. In bepaalde landen is het beschikken over een gecertificeerd managementsysteem een wettelijk vereiste. Wilt u vestigingen in dergelijke landen opzetten, dan zult u aan dit vereiste moeten voldoen. Bepaalde overheden verlenen alleen opdrachten aan bedrijven die beschikken over een gecertificeerd managementsysteem. Daarnaast zijn er ook klanten die hierom vragen.

OHSAS 18001 op hoofdlijnen
De OHSAS 18001 is een norm voor arbomanagement. Met behulp van deze norm kunnen bedrijven en instellingen de zorg voor arbeidsomstandigheden structureel verankeren in de organisatie. De norm is daarbij een leidraad. De norm geeft aan wat er in ieder geval in de organisatie geregeld moet worden. Hoe dat gebeurt, is aan de organisatie zelf. Daarmee biedt de norm de mogelijkheid om in te spelen op de specifieke eigenschappen van de organisatie. Maatwerk is dus het uitgangspunt. Daarmee is de OHSAS geschikt voor zowel grotere als kleinere bedrijven. Organisaties die dat willen, of dat nodig hebben, kunnen zich tegen deze norm laten certificeren.

De structuur en opzet van de OHSAS 18001 is gelijk aan die van de ISO-9001 (kwaliteitszorg) en de ISO 14001 (milieuzorg). Daarmee wordt een integratie van deze zorgsystemen op bedrijfsniveau vergemakkelijkt. De versie van de norm die op dit moment actueel is, is de OHSAS 18001:2007.

Schematisch ziet de norm er als volgt uit:

In dit model is duidelijk te zien dat er een verbetercirkel is ingebouwd. Een verbetercirkel die moet leiden tot steeds verdere verbetering van het arbomanagementsysteem en de prestaties die het bedrijf of de instelling levert op het gebied van de arbeidsomstandigheden.

Meer specifiek staan in de OHSAS 18001 de volgende normelementen:

Normelementen OHSAS 18001
4.1         Algemene eisen
4.2         Arbobeleid
4.3         Planning
4.3.1      Gevarenidentificatie, risicobeoordeling en vaststelling van beheersmaatregelen
4.3.2      Wettelijke en andere eisen
4.3.3      Doelstellingen en programma´s
4.4         Implementatie en uitvoering
4.4.1      Middelen, taakverdeling, verantwoordelijkheid, toerekenbaarheid en bevoegdheid
4.4.2      Bekwaamheid, training en bewustzijn
4.4.3      Communicatie, participatie en overleg
4.4.4      Documentatie
4.4.5      Beheersing van documentatie
4.4.6      Beheersing van de werkzaamheden
4.4.7      Voorbereid zijn en reageren op noodsituaties
4.5         Controle
4.5.1      Prestatiemeting en monitoring
4.5.2      Beoordeling van de naleving
4.5.3      Onderzoek van incidenten, afwijkingen, corrigerende en preventieve maatregelen
4.5.4      Beheersing van registraties
4.5.5      Interne audit
4.6         Directiebeoordeling

De OHSAS 18002: 2000 geldt als richtlijn voor de implementatie van OHSAS 18001. Dit document vermeldt de meest gebruikte definities en geeft handvatten aan de genoemde paragrafen uit deze norm.

In de komende artikelen zullen de verschillende elementen verder worden behandeld.