Veiligheidskennis en bus weer op peil na terugkomdag

Foto: Stedin

Kennis bijspijkeren terwijl een monteur wacht op het onderhoud van zijn bus. Tegelijkertijd alle gereedschappen grondig nakijken en keuren. De jaarlijkse TerugHaalActie (kortweg THA) van netbeheerder Stedin blijkt een ultiem middel om het nuttige met het aangename te verenigen. Monteur en bus rijden aan het einde van de dag weer helemaal opgefrist naar huis. Het motto: efficiency moet leuk en uitdagend zijn.

Efficiency moet leuk en uitdagend zijn

De uitdaging die Stedin had was: Hoe voldoen we de komende jaren aan onze arboverplichtingen en kunnen we onze uitvoerende medewerkers op een efficiënte, nuttige en leuke manier beter faciliteren?

De netbeheerder voor elektriciteit- en gasnetwerken in de Randstad heeft vanwege de energietransitie al jaren een enorme klus om de jaarlijkse ‘hands on tool’ tijd van de operationele medewerkers zo groot mogelijk te maken. Door strenger wordende (Arbo/VCA) verplichtingen met betrekking tot kennis, kunde en middelen voor Stedin is de leeglooptijd van een monteur door de jaren heen behoorlijk opgelopen. Een reden om eens goed te kijken naar een efficiëntieslag. Met de TerugHaalActie (THA) tot gevolg.

Historie

Ongeveer dertien jaar geleden begon het bedrijf om het onderhoud van de voertuigen (Stedin heeft één van de grootste bedrijfswagenparken van de Randstad) te laten plaatsvinden in een vanuit bedrijfsvoering perspectief gunstige periode: namelijk de winter. In deze periode is de kans het grootst dat de mensen als gevolg van vorst niet de grond in kunnen om hun werk te doen.

Vervolgens bleek het onderhoud aan de voertuigen de grootste uitdaging en bedacht Stedin om de medewerkers tijdens de wachttijd nuttig bezig te houden. Even aandacht schenken aan omgang met voertuigen en daarmee tegelijkertijd aandacht geven aan veiligheid leek een praktische oplossing.

Deze combinatie van trainen en onderhoud was gelijk zo’n succes, dat het bedrijf ging zoeken naar meer combinatiemogelijkheden. Stedin legt uit:

Huidige opzet

Na dertien jaar is de TerugHaalActie (kortweg THA), uitgegroeid tot een jaarlijks terugkerend evenement dat begint in januari en eind maart klaar is. Daarbij ligt de focus op drie aspecten:

Voertuigen:
- Eind maart zijn er maar liefst zo’n 1.600 voertuigen gecontroleerd op schades, vloeistoffen, banden (indien nodig vervangen) en aangepast (bijvoorbeeld de voertuigen voorzien van track & trace apparatuur, keuzeschakelaar voor werk- of privégebruik of laadgewicht sensoren);
Training:
- We trainen een kleine 1.800 medewerkers in de ongeveer 45 dagen in voor hun periodiek verplichte modules zoals levensreddend handelen en het hanteren van kleine blusmiddelen. De tijd die over is, vullen we op met andere nuttige trainingen. Dit kan een instructie zijn over een nieuw arbeidsmiddel, maar ook iets anders dat op dat moment actueel is;
Middelen:
- Een ander belangrijk aspect is het controleren van de (persoonlijke) arbeidsmiddelen die gekeurd of gekalibreerd moeten worden. Jaarlijks worden er zo’n 18.500 arbeidsmiddelen aangeboden, gescand, gekalibreerd of gekeurd en waar nodig vervangen. Zo werken onze medewerkers altijd met goedgekeurde arbeidsmiddelen.

De theorie dienen de mensen vooraf te doen via een e-learning. Dat geeft ons op de dag zelf de kans om veel praktisch met elkaar bezig te zijn. Dat is belangrijk, omdat je mensen uit de praktijk in de meeste gevallen geen plezier doet met de hele dag zitten en luisteren naar een ander. In de trainingen zetten we voor de medewerkers herkenbare situaties in scène die ze in hun eigen werk tegenkomen. Daarnaast is er elk jaar een veiligheidsthema waarbij er diverse workshops worden gevolgd.

Thema’s

De gekozen thema’s worden deels vanuit de standaard verplichtingen aangegeven, maar ook deels vanuit de actualiteit. Zo hebben we twee jaar achter elkaar het thema verkeer gehad, omdat we zagen dat het aantal kop-staart botsingen toenam.

Mensen hebben in een rijsimulator gezeten, zijn in een auto op de kop gezet om te ervaren hoe het is om in de gordel op de kop te hangen en te trainen hoe je dan moet ontsnappen. Ook is er aandacht besteed aan de gevaren van overbelading en losse objecten in het voertuig. Het aantal kop-staart botsingen is drastisch teruggelopen alsmede het aantal schades.

Afgelopen jaar is er aandacht besteed aan weerbaarheid. In sommige gevallen worden mensen ongeduldig en een storing aan elektriciteit of gas is natuurlijk ook niet leuk. Daarom hebben we onze medewerkers getraind in weerbaarheid en hebben wij ze geleerd een dreigende situatie te de-escaleren. Soms is dat van belang om in de openbare ruimte van tegenwoordig goed te kunnen functioneren en aan het einde van de werkdag ongeschonden thuis te komen.

Planning en organisatie

De organisatie van de THA is een hele klus. Je moet zorgen voor een locatie die representatief is voor je mensen (de kwaliteit moet goed zijn) en je moet zowel binnen als buiten veel ruimte beschikbaar hebben. Het zoeken van deze locatie is elke jaar weer een uitdaging.

Voor komend jaar is besloten om een locatie te zoeken midden in ons verzorgingsgebied voor meerdere jaren. Dat midden is niet de passerpunt maar de plaats waar de meeste medewerkers vanuit alle windrichtingen tegen de files in rijden. We hebben dat pand in Ridderkerk inmiddels gevonden.

We werken met ongeveer dertig gespecialiseerde partners samen die allemaal hun eigen ding doen, maar waarbij samenwerking een absolute must is. Daarnaast moet je elk jaar weer verrassend zijn met je programma, moeten de kwaliteit van de trainingen, de service naar de monteur en de randvoorwaarden (lunch, locatie, ontvangst, etc.) van goed niveau zijn.

Eerder hadden we dagen dat er veertig deelnemers binnenkwamen met allemaal veel arbeidsmiddelen waarvan een groot deel gekalibreerd moesten worden. Hierdoor werden bepaalde partijen in de keten overbelast, waardoor de flow van werkzaamheden werden verstoord en er medewerkers aan het einde van een drukke training dag ook nog eens moesten wachten op hun spullen.

Inmiddels is er samen met de ketenpartners op basis van de Lean-systematiek een gereedschap beheersysteem ontwikkeld, waar we aan de hand van de geplande arbeidsmiddelen en voertuighandelingen, de medewerkers kunnen inplannen. Dit systeem heeft gezorgd voor een enorme efficiencyslag, waarbij wij tegenwoordig in staat zijn alle deelnemers voor 16:30 uur weer richting de warme maaltijd naar huis te sturen.

Covid

We hebben zelfs de afgelopen jaren tijdens de Covidsituatie doorgedraaid, door de groepen kleiner te maken (vijf man per groep) en in een carrousel de trainingen te doen. Maximaal vijf mensen kwamen elkaar op afstand in de ruimte tegen.

Goede afscherming, goede hygiëne, goede ventilatie, temperatuurcontrole bij binnenkomst, aangepaste trainingen en niet samen lunchen. Er waren collega’s die niet durfden te komen. In goed overleg met de leidinggevende is altijd gezocht naar een passende oplossing.

Toen collega’s uitvielen als gevolg van besmetting of quarantaine hebben we de dagen gepast overboekt. Dit heeft niet één keer geleid tot te volle klassen maar wel tot het halen van de deadline in een zeer lastige situatie.

Ook dat was een uitdaging, maar heeft ons wel weer veel inzicht gegeven wat er allemaal wél kan. Als je maar samenwerkt en zorgt voor een goede voorbereiding.

Verzorging

Medewerkers die uit een uithoek van ons verzorgingsgebied komen hebben de keuze om vooraf een hotel te boek en te overnachten in de buurt van de THA. Uiteraard wordt dit betaald.

Wij hebben bijvoorbeeld een team van ongeveer dertig mensen in Dokkum aan het werk. Ook die hebben de keuze om te overnachten. Zij gaan echter in een paar groepjes naar de THA en maken er samen gelijk een dagje uit van. Rijden ’s morgens vroeg weg, volgen de trainingen en gaan dan samen weer naar huis en eten samen onderweg wat. Uiteraard allemaal betaald.

Aan het einde van de dag wordt de balans opgemaakt en vullen de deelnemers een enquête in. De organisatie inventariseert jaarlijks de score per onderdeel en de verbeterpunten.

In het begin leefde er enige scepsis bij de monteurs voor een dag ‘college’, voortkomend uit hun gedrevenheid om praktisch aan de slag te zijn. Echter, de meeste deelnemers beoordelen de THA nu als positief. Dat komt omdat de monteur centraal staat.

Monteurs doen mee in de werkzaamheden voor hen en ze begrijpen wat er allemaal op de dag gebeurt. Monteurs hebben inspraak in de thema’s en de focus van de THA. De organisatie pakt hun belangrijkste zorgen op en daardoor groeit het vertrouwen.

Tot slot zorgt de THA inmiddels voor een reductie van de leeglooptijd in de orde van twee dagen per monteur per jaar. Daarmee is Stedin geholpen met het realiseren van de energietransitie en zorgt het ervoor dat onze monteurs kunnen doen wat ze het liefste doen: praktisch aan de slag gaan.

Lessen

De belangrijkste lessen die we uit de jaren ervaring trekken zijn:

De opbrengst van de actie is vele malen groter dan de kosten die je zou hebben als je het niet op deze wijze zou doen;
Betrek alle ketenpartners in een vroeg stadium en focus op samenwerking. Niet het individu maar de keten is belangrijk;
Regel zaken tot in de puntjes. Je kunt het maar één keer goed doen. Repareren vertraagd, geeft extra kosten en frustreert;
Er is veel meer mogelijk dan je denkt, als je maar samenwerkt en ook gedurende het proces bereid bent te leren en kleine puntjes aan te passen (grote punten zijn voor volgend jaar);
Focus op wat WEL kan in plaats van wat NIET kan;
Kijk naar de wensen van je publiek. Wij hebben een publiek dat graag actief is, dus daar moet het programma op afgestemd zijn. Zoek naar mogelijkheden om de medewerkers te betrekken;
Durf fouten te maken. Durven fouten te maken is een prima methode die experimenteren mogelijk maakt om het de volgende keer weer beter te doen.
Zorg dat iedereen met een goed gevoel naar huis gaat.