Directiebeoordeling en veiligheid

Print
Artikel herzien in april 2016
Managementsystemen
Met een regelmatige beoordeling van het management, wordt de doelmatigheid van de organisatie gecheckt. Veiligheid en arbo maken daar een belangrijk onderdeel van uit. Dit artikel is erop gericht meer informatie te geven over de inhoud en randvoorwaarden van een directiebeoordeling in het licht van een veiligheids- of arbomanagementsysteem.

De directiebeoordeling

De directiebeoordeling, ook wel managementbeoordeling, of managementreview genoemd, is in algemene zin een beoordeling door de directie van de doelmatigheid van de organisatie en het management ervan. Met geplande tussenpozen wordt het managementsysteem van de organisatie beoordeeld om de continue geschiktheid, toereikendheid, doeltreffendheid en afstemming met de strategische richting van de organisatie te bewerkstelligen. Zij vormt de basis voor de beheersing en de eventuele verbetering van de bedrijfsprocessen.

Wettelijk kader
Een directiebeoordeling, zeker in het kader van een arbomanagementsysteem, heeft geen directe wettelijke basis. Indirect bestaat er wel een verbinding met artikel 5, lid 4 van de Arbowet waarin wordt gesteld dat ‘de RI&E zo dikwijls als de daarmee opgedane ervaring, gewijzigde werkmethoden of werkomstandigheden of de stand van de wetenschap en professionele dienstverlening daartoe aanleiding geven’ wordt aangepast. Ervan uitgaande dat je een arbomanagementsysteem gebruikt ter beheersing van risico’s (waarvoor een RI&E en het plan van aanpak een cruciale basis vormen), dan kun je de directiebeoordeling zien als een invulling van dit artikel. De directiebeoordeling is daarom een effectief instrument in het op een systematische wijze door (blijven) voeren van risicobeheersing en -vermindering. De meest bekende norm voor arbomanagementsystemen is OHSAS 18001. Dit is een internationaal erkende en certificeerbare norm voor managementsystemen om arborisico’s op effectieve wijze te kunnen beheersen.

Het bezitten van een actuele directiebeoordeling, al dan niet als onderdeel van een managementsysteem, zorgt voor transparantie over het beleid van een organisatie met betrekking tot haar beheersing van arborisico’s richting haar belanghebbenden (bijvoorbeeld werknemers, opdrachtgevers, overheid). In deze tijd van toenemende maatschappelijke aandacht voor onder meer risicomanagement en imagoschade kan een directiebeoordeling dus vertrouwen wekken bij die belanghebbenden (stakeholders). Het is daarom te overwegen om de resultaten van de directiebeoordeling te delen met de stakeholders, de groep of groepen die beïnvloed (kunnen) worden door de organisatie van de arbozorg binnen de organisatie.

Doel en structuur
De directiebeoordeling kan aan de ene kant gebruikt worden ten behoeve van een diversiteit aan aandachtsgebieden: algemene managementbeheersing, milieumanagement, kwaliteitsmanagement, energiemanagement en arbomanagement, maar is aan de andere kant onderhevig aan inhoudelijke en structuureisen die los staan van het aandachtsgebied waarvoor de beoordeling bedoeld is. Het is daarom belangrijk om als inleiding van een directiebeoordeling de doelstelling en omkadering goed te omschrijven.

Het doel van een directiebeoordeling is in algemene zin de effectiviteit van een managementsysteem op periodieke basis te beoordelen en zo nodig de aan het systeem gekoppelde doelstellingen bij te stellen. De bijstelling dient bij te dragen tot continue verbetering zoals vastgelegd in bijvoorbeeld het arbobeleid. Deze bijstelling leidt dus tot mogelijke aanpassing van het beleid, maar in ieder geval tot aanpassing van maatregelen die leiden tot gedefinieerde doelen.

De directiebeoordeling maakt onderdeel uit van de Plan-Do-Check-Act-cirkel: arbobeleid leidt tot arboplannen, arboplannen leiden tot maatregelen, maatregelen worden op werking en effectiviteit gecontroleerd en geëvalueerd, de resultaten van die controle en evaluatie dienen vervolgens weer als input. De directiebeoordeling dient, tot slot, als basis om het gedefinieerde arbobeleid waar nodig aan te passen. Het is essentieel de beoordeling wezenlijk onderdeel te laten zijn van deze Deming-cirkel. Zonder dat is het een weinig effectief instrument.

De directiebeoordeling is gekoppeld aan de scope (oftewel het werkgebied) van het arbomanagementsysteem en beslaat eveneens de organisatorische eenheden die daaraan gekoppeld zijn. Het is belangrijk om een directiebeoordeling daar te laten maken waar (financiële) resources beschikbaar zijn om binnen het desbetreffende organisatiedeel arbozorg vorm te geven. Dit is vooral van belang in organisaties waar sprake is van bijvoorbeeld een holdingstructuur met meerdere vestigingen waarbinnen het onduidelijk kan zijn of een beoordeling per vestiging of op holdingniveau moet worden samengesteld.

De frequentie van een directiebeoordeling
Feitelijk is de frequentie van uitvoering van een directiebeoordeling vrij, maar de reden om voor een bepaalde frequentie te kiezen dien je altijd te kunnen motiveren. Meestal is sprake van een frequentie van één keer per jaar – veelal een minimale certificatie-eis – maar het is iets te kort door de bocht om gemakshalve maar standaard van een dergelijke frequentie uit te gaan. Met andere woorden, het kan nodig zijn de frequentie (tijdelijk) te verhogen.

De beoordelingsfrequentie dien je te bepalen op basis van:

1.    De grootte van de arborisico’s en -gevaren. Deze grootte is logischerwijze van invloed op de urgentie van de te nemen maatregelen.
2.    De mogelijkheden van de organisatie om verbetermaatregelen in een bepaald tempo door te voeren (resources).
3.    De volwassenheid en volledigheid van het arbomanagementsysteem om maatregelen snel en effectief genoeg te kunnen doorvoeren.

De input van een directiebeoordeling
Om de directiebeoordeling te kunnen maken is de volgende informatie nodig:

  • resultaten van de vorige directiebeoordeling
  • wijzigingen in externe en interne belangrijke punten (issues) die relevant zijn voor het managementsysteem
  • generieke en statistische resultaten van audits, inspecties, analyses, incidenten
  • koppeling van deze resultaten met externe marktgegevens (benchmarking)
  • terugkoppeling van informatie over de tevredenheid van belanghebbenden inzake ‘safety performance’, maar ook informatie over (bijna-)ongevallen, gevaarlijke situaties en andere incidenten
  • resultaten van leveranciersbeoordelingen (op basis van afspraken op arbo-/veiligheidsgebied)
  • informatie over conformiteit met wet- en regelgeving
  • informatie over wijzigingen in de bedrijfsvoering die invloed hebben gehad op arborisico’s en de beheersing daarvan
  • de toereikendheid van middelen
  • prestaties van processen en het voldoen aan eisen van producten en diensten
  • de doeltreffendheid van ondernomen acties voor het oppakken van risico’s en kansen 

De output van een directiebeoordeling
Op basis van de input vormt de directieverantwoordelijke een oordeel over de effectiviteit van het arbomanagementsysteem met als resultaat een schriftelijk oordeel of er sprake is van conformiteit, dreigende non-conformiteit of feitelijke non-conformiteit. Deze uitspraak komt dus voort uit de conclusies naar aanleiding van de beoordeling van de diverse inputelementen en eventuele kruisverbanden daartussen.

Het is logisch een koppeling aan te brengen met het resultaat van de vorige directiebeoordeling. Een managementsysteem is een continu werkend systeem waarbij het niet zo kan zijn dat jaar één afgesloten wordt met een beoordeling, om vervolgens van start te gaan met een nieuw jaar. Belangrijk is om in de beoordeling de onderbouwing van de frequentie van beoordelen vast te leggen. De directie committeert zich daarmee aan de geplande (minimale) frequentie.

In de periode tussen beide beoordelingen komt allerlei kwantitatieve en kwalitatieve informatie naar voren op basis waarvan conclusies uit zowel de cijfers op zich als trends getrokken moeten worden. Hierbij kun je denken aan verzuimcijfers, (bijna-)ongevallen-/incidentcijfers (waaronder gemelde gevaarlijke situaties), analyse van de resultaten van arbo-inspecties (dit kan ook een kwalitatieve uitspraak zijn), doorlooptijden incidentonderzoek, resultaten tevredenheidsonderzoek en daaraan gekoppelde trends. Let er bij koppeling aan eerdere cijfers goed op dat de berekening identiek is geweest, om te voorkomen dat er ‘appels met peren’ worden vergeleken. Het kan interessant en van meerwaarde zijn om hierbij branchecijfers te betrekken, maar let op: met name daar ligt het gevaar op de loer dat de eigen berekeningsmethoden anders zijn dan die door de branche zijn samengesteld.

Aan de kwalitatieve kant kun je een waardeoordeel geven aan iedere groep arbo-activiteiten zoals inspectie- en auditresultaten, het oplossend vermogen van de organisatie naar aanleiding van deze inspectie- en auditresultaten, de mate en kwaliteit van inzet van externe deskundige diensten zoals een arbodienst en een oordeel over de veiligheidsinspanning van andere derde partijen zoals onderaannemers, uitzendbureaus, leveranciers (denk aan installateurs of andere bedrijven die werkzaamheden binnen je bedrijf hebben uitgevoerd).

Een laatste, maar belangrijk element is de uitspraak in hoeverre de organisatie voldoet aan de geldende Arbowet- en regelgeving. Uiteindelijk is dát natuurlijk de minimumbasis voor iedere organisatie. Maar zoals weergegeven in dit artikel, is een arbomanagementsysteem bedoeld om systematisch te blijven voldoen aan wet- en regelgeving én aan overstijgende beheersstructuren.

Arbozorg ingebed in managementsysteem
In dit artikel is verduidelijkt hoe je een directiebeoordeling binnen een Plan-Do-Check-Act-cirkel dient te positioneren en welke inhoudelijke en randvoorwaardelijke elementen van toepassing kunnen of dienen te zijn. Dit alles in het licht van de binnen je bedrijf georganiseerde arbozorg ingebed in een managementsysteem. In het geval in het bedrijf nog andere managementsystemen in werking zijn, bijvoorbeeld op het gebied van kwaliteit en/of milieu, is het waardevol een overkoepelende, combinatiebeoordeling samen te stellen. Dit scheelt vooral tijd en is bovendien interessant omdat er aardig wat overlap tussen de verschillende managementsystemen bestaat en hieruit nieuwe, misschien wel verrassende conclusies getrokken kunnen worden.

Meer informatie

  • Arbeidsomstandighedenwet
  • De website van de Stichting Coördinatie Certificatie Milieu- en arbomanagementsystemen
  • 9001:2015 normtekst
  • ISO 9001 Checklist