Zinvolle inspecties van de werkomgeving

Inspecties dragen bij aan de veiligheid als je ze maar slim inzet.

Werkplekinspecties en observarierondes leveren vaak maar weinig op. Hoe verander je dit en zorg je dat je ze effectief kunt gebruiken?

Als in- en extern auditor beoordeelt Giljam van Vliet geregeld de door bedrijven uitgevoerde inspecties van de werkomgeving (werkplekinspecties en observatierondes). "Helaas blijkt hierbij vaak dat de uitgevoerde inspecties weinig opleveren en maar zeer beperkt bijdragen aan het verbeteren van de arbeidsveiligheid en de veiligheidscultuur binnen het bedrijf. Jammer, want met een iets andere mindset van de uitvoerenden en een iets andere invulling van de inspecties kunnen deze een nuttige bijdrage gaan leveren aan het verbeterproces."

Soorten inspecties

Inspecties van de werkomgeving en observatierondes worden vaak uitgevoerd in het kader van een certificatienorm zoals de VCA of de NEN Veiligheidsladder, maar ook steeds vaker als onderdeel van een overeenkomst tussen opdrachtgever en opdrachtnemer. Bij deze laatste vorm van inspecties gaat het veelal dan om gezamenlijk uit te voeren inspecties of veiligheidsrondes.

Werkplekinspecties vanuit de VCA richten zich bij veel bedrijven vooral op de werkomgeving, de BHV-organisatie, het gebruik van arbeidsmiddelen en PBM en een beperkt aantal specifieke risico’s.

Ook de werkomgevingsinspecties zoals beschreven in de Veiligheidsladder richten zich primair op de werkomgeving maar deze methode voegt hier een belangrijke dimensie aan toe, namelijk het veiligheidsbewustzijn en- gedrag van medewerkers. Los van de werkomgevingsinspecties benoemt de Veiligheidsladder hiernaast gedragsobservaties (vaak observatierondes genoemd), die zich voornamelijk richten op het veiligheidsgedrag van medewerkers.

Inspecties in het kader van de VCA en de Veiligheidsladder zijn prima te combineren, mits hierbij voldoende aandacht wordt besteed aan het gedrag van de betrokken medewerkers. Let erop dat bij bedrijven die geen projecten uitvoeren, de werkomgeving ook de eigen werkplaats en kantooromgeving omvat.

Gebruik checklisten die zijn afgestemd op het bedrijf en de werkzaamheden

Het gebruik van checklisten is voortgekomen uit de VCA en hierin zelfs als een minimumeis benoemd. Helaas worden vaak standaardchecklisten gebruikt die controlepunten benoemen die voor het betreffende bedrijf niet relevant zijn. Zorg dat de checklist bedrijfsspecifiek is en dus is afgestemd op de aard van het bedrijf en de bedrijfsspecifieke werkzaamheden.

Voor veel bedrijven kunnen de belangrijkste aandachtspunten op een checklist van 1 pagina worden opgenomen. Vermijd het gebruik van checklisten van meer dan 2 pagina’s. Bij bedrijven waar meerdere bedrijfsdisciplines aanwezig zijn, kan een lijst bestaan uit een algemeen deel en een specifiek deel voor de betreffende discipline.

Let op dat vanuit de VCA ook de acties, verantwoordelijke en tijdsplanning op de checklist dienen te worden vermeld.

Ook voor inspecties van de werkomgeving vanuit de Veiligheidsladder zijn checklisten een handig hulpmiddel, met name omdat deze leiden tot een eenduidige vorm van rapportage, waarmee eveneens de (centrale) verwerking van de gegevens een stuk eenvoudiger wordt. Belangrijk is dat op de checklist ruimte is voor een verdieping op veiligheidsbewustzijn en -gedrag.

Voor het uitvoeren van observatierondes en gedragsobservaties zijn vanuit de Veiligheidsladder geen harde eisen geformuleerd met betrekking tot het gebruik van checklisten. Ook hiervoor geldt echter dat het gebruik van een checklist borgt dat de resultaten eenduidig worden gerapporteerd en makkelijker kunnen worden verwerkt.

Met name als het aantal inspecties fors is (> 100), is het de moeite waard om de rapportage en verwerking van de resultaten deels te digitaliseren. Er kan hierbij gebruik worden gemaakt van vrij beschikbare apps, zoals iAuditor, of een specifiek hiervoor ontwikkelde app.

Train de inspecteurs

Van leidinggevenden wordt verwacht dat ze inspecties en observaties kunnen uitvoeren, maar in de praktijk blijkt dat veel risicovolle situaties niet worden herkend of dat de gewenste diepgang niet wordt bereikt. Verzorg voor alle managers en medewerkers die inspecties en observaties dienen uit te voeren een training, gericht op het uitvoeren van de inspectie, het herkennen van risico’s en het in gesprek gaan over veiligheid en veiligheidsbewustzijn. Laat ook regelmatig een veiligheidskundige of coach meelopen met een inspectie.

Voer regelmatig risicogestuurde inspecties uit

Certificatienormen geven meer en minder duidelijke richtlijnen voor de frequentie van de inspecties: minimaal elk project maandelijks vanuit de VCA-norm of maandelijks een inspectie door alle leidinggevenden). De Veiligheidsladder hanteert op Trede 4 de termen “regelmatig” en “meer dan regelmatig”, zonder hierbij een duidelijke frequentie te noemen.

Deze mag in de praktijk zijn afgestemd op de aard en omvang van de werkzaamheden en het bijbehorende risicoprofiel. Bij hoog risicovolle werkzaamheden en/of grote projecten is bijvoorbeeld een wekelijkse inspectie passender, terwijl bij standaard, repeterend werk met een laag risicoprofiel een lagere frequentie mogelijk is.

Belangrijker nog dan de frequentie zijn het tijdstip dat de inspectie wordt uitgevoerd en de diepgang van de inspectie. Bij veel bedrijven worden inspecties uitgevoerd volgens een vast schema waarin is aangegeven welke functionarissen in welke week een inspectie moeten uitvoeren.

Beter is echter de inspecties risico-gestuurd uit te voeren. Dus op momenten met een verhoogd risico zoals bij overdracht van werkzaamheden, wisselingen van ploegen, inzet van nieuwe onderaannemers en inhuurkrachten en bij afwijkende omstandigheden of afwijkende werktijden. De praktijk leert dat risico-gestuurde inspecties meer aanknopingspunten opleveren dan inspecties die volgens een vooraf vastgesteld rooster worden uitgevoerd.

Betrek uitvoerende medewerkers bij de inspecties

Inspecties worden veelal uitgevoerd door de direct leidinggevenden (1e lijnsmanagers, uitvoerders, projectleiders etc.), maar ook door de directie (vereist vanuit de VCA) en managers (vereist vanuit de Veiligheidsladder). Zowel de nieuwe VCA-norm als ook de Veiligheidsladder stimuleren uitvoerende medewerkers te betrekken bij de uitvoering van de inspecties, bijvoorbeeld door deze bij toerbeurt te laten meelopen.

Dit draagt bij aan een betere beeldvorming tussen de leidinggevende en uitvoerende niveaus binnen een organisatie. Ook het af en toe uitvoeren van een inspectie op een werk waar je zelf geen betrokkenheid op hebt, kan veel opleveren aangezien vreemde ogen soms meer zien.

Zorg ervoor dat uitvoerders en managers die inspecties uitvoeren hiervoor een gerichte (praktijk)training hebben ontvangen, zodat voor alle betrokkenen duidelijk is hoe de inspecties moeten worden uitgevoerd en gerapporteerd en weten wat de aandachtspunten bij inspecties en observaties zijn. Door periodiek een veiligheidskundige of coach mee te laten lopen of de inspecties te vergelijken met die van een onafhankelijke deskundige, kan de kwaliteit en effectiviteit van de inspecties worden beoordeeld.

Veiligheid kost tijd

Voor een zinvolle inspectie moet voldoende tijd worden ingeruimd. Bij de inspectie dient een goed beeld te worden verkregen van de arbeidsveiligheid op de locatie en het gedrag van de geïnspecteerde medewerkers. Natuurlijk is de omvang van het werk ook een factor die van invloed is. Echter bij grotere werken met meerdere llocaties is het vaak zinvoller te focussen op een beperkt aantal werkplekken of activiteiten en deze met meer diepgang te beoordelen, dan ernaar te streven elke keer het gehele werk af te lopen. Bezoek een werk regelmatig. Beoordeel hierbij elke keer andere werkplekken en ploegen.

Neem op de werklocatie dus de tijd om de omstandigheden waaronder wordt gewerkt goed in je op te nemen. Hoe wordt er gewerkt? Wat zijn de omstandigheden? Hoe wordt er gecommuniceerd? Is er sprake van rust of hectiek? Letten mensen op elkaar of werken ze solistisch? Houden ploegen rekening met elkaar en elkaars werkzaamheden etc.? Wat valt je op, is dit conform je verwachting?

Ga in gesprek met de medewerkers

Een inspectie is meer dan een controle van de fysieke werkomgeving en arbeidsmiddelen. De dialoog met de uitvoerende medewerkers is zeker zo belangrijk om een goed beeld te krijgen van het veiligheidsbewustzijn. Ga dus in gesprek met de medewerkers over hun werkmethodes, je waarnemingen en bevindingen. Probeer bij afwijkingen of risicovolle situaties te achterhalen of gedrag hierbij een rol speelt. Bijvoorbeeld een waarnemingen van het gebruik van een onveilig arbeidsmiddelen of een onveilige handeling kan als opstapje worden gebruikt om het gesprek aan te gaan over het uitvoeren van de LMRA en het opvolgen van voorschriften en instructies.

Probeer door open vragen te stellen te achterhalen op de betreffende medewerker zich bewust is van de risico’s en wat hem beweegt om de werkzaamheden op deze manier uit voeren. Betrek hierbij, waar mogelijk, ook de directe collega’s. Als sprake lijkt van bewust onveilig gedrag is een verdere verdieping wenselijk om de achterliggende motivatie te achterhalen. Stel hiervoor een aantal keer de waaromvraag.

Bij onveilige situaties dienen natuurlijk direct afspraken te worden gemaakt over de maatregelen die getroffen moeten worden, voordat het werk gecontinueerd kan worden.

Verstrek hulpmiddelen voor het classificeren van houding en gedrag

Om bij inspecties en met name bij observatierondes te komen tot de gewenste verdieping op houding en gedrag wordt bij voorkeur al tijdens de inspectie door de uitvoerende inspecteur een eerste classificatie gemaakt op gedrag. Ondersteun dit door bijvoorbeeld een lijstje met gewenste of ongewenste gedragskenmerken toe te voegen aan de checklist. Dit vereenvoudigt de verwerking van de gegevens en maakt het uitvoeren van trendanalyses op gedrag mogelijk.

Analyseer en evalueer de resultaten

Voer regelmatig een analyse uit op de resultaten van de inspecties en observaties en formuleer acties of voer campagnes voor het structureel verbeteren van de arbeidsveiligheid of het bereiken van gewenst gedrag. Evalueer de bereikte resultaten bij volgende inspecties en observaties en zorg dat de PDCA-cyclus wordt gesloten.