Een Toolbox: een 'moetje' of toegevoegde waarde?

Print
Arbobeleid
Een toolbox bijeenkomst over veiligheid. Foto: Wikimedia Commons
In de bouwsector moet een tiental toolboxen conform de VCA verplichting gegeven worden. In de praktijk zie je grote verschillen. Hoe krijg je een effectieve toolbox die toegevoegde waarde heeft voor de doelgroep?

De VCA eist dat in de bouwsector toolboxen worden gegeven. Vaak moet de leidinggevende, veelal de (hoofd)uitvoerder, aan deze eis invulling geven. In de praktijk van elke dag zie je grote verschillen. Het kan zijn dat je zelf via de afdeling KAM van je bedrijf onderwerpen voorschrijft. Dat er een database is waar men onderwerpen uit kan gebruiken. Of dat de (hoofd)uitvoerder vrij gelaten wordt om een onderwerp te behandelen. De centrale vraag is en blijft: hoe krijg je een effectieve toolbox die toegevoegde waarde heeft voor de doelgroep?

Wat is een toolbox?

Er zijn verschillende definities in gebruik. Je kunt een toolbox zien als een periodieke bijeenkomst waar een onderwerp besproken wordt, om medewerkers te attenderen op de veiligheidsrisico’s die er zijn. Volgens de VCA is dit een overleg tussen werkgever en werknemer waar een voorlichting gegeven wordt. De werknemers zien dit overleg helaas te vaak als een verplicht nummer. Dit is jammer, maar wel het beeld dat in de loop der jaren door diverse oorzaken ontstaan is.

Effectiviteit

Een toolbox.De effectiviteit van een toolbox is moeilijk in harde getallen uit te drukken. Het doel is om werknemers bewust(er) te maken van de risico’s en de gevaren die daarbij aanwezig zijn. Vervolgens zou het effect moeten zijn, dat ze het besef krijgen (of opfrissing van) om veiliger gedrag te gaan vertonen. Als je dit op je laat inwerken:

  • Wat betekent dit dan vanuit jouw functie?
  • Wat kun jij zelf bijdragen?
  • Welke mogelijkheden en ruimte biedt de organisatie waarvoor je werkt?
  • Welke tools geven we de (hoofd)uitvoerder?

Boodschapper/zender

Als we om ons heen kijken zien we dat de toolbox in de bouwsector vaak een taak is van de (hoofd)uitvoerder. Concreet betekent dit, dat dit één van zijn taken is die binnen zijn verantwoordelijkheden valt. Wat opvalt is dat uitvoerders behoren tot het middenkader (ook wel middenmanagement) en veel uitvoeringsgerichte taken hebben die in de loop van de jaren eerder zijn toegenomen dan afgenomen. Maar zonder op details in te gaan is één punt voor deze doelgroep van belang: Welke trainingen en/of cursussen krijgen zij zelf aangereikt rond het geven van toolboxen, voorlichtingen en instructie? Hier ligt de basis voor het geven van een doelgerichte, effectieve toolbox.

Voorbereiding van de toolbox

Hoe zit het met het voorbereiden van een toolbox? Kijk eens hoe de werkwijze in je eigen organisatie momenteel is. Zeker de laatste jaren is in de bouw een toenemende werkdruk op projecten waar te nemen. Je ziet dat eenieder zijn eigen prioriteiten stelt en afwegingen maakt. Dit komt in elk geval de voorbereiding niet ten goede. Soms schiet deze wegens tijdgebrek er bij in. Laat staan dat men bewust bezig is met de vraag ‘hoe breng ik de boodschap over?’

De inhoud: afgestemd op de doelgroep

Met zo’n voorbereiding wordt dus vaak een toolbox gegeven zonder kritisch te kijken naar de inhoud. Bovendien is deze niet of niet volledig afgestemd op de aanwezige doelgroep. Die doelgroep kan immers bestaan uit meerdere beroepen en meerdere nationaliteiten. Denk hier bij aan eigen medewerkers, inleners en onderaannemers. Maar al te vaak zien we in een bijeenkomst vlechters, timmerlieden en lassers bij elkaar zitten. We weten dat dit erg efficiënt is, maar niet erg effectief! Op de problematiek van de verschillende talen zullen we ingaan in een volgend artikel.

Het juiste tijdstip voor de toolbox

Het juiste tijdstip vinden voor het houden van een toolbox is vaak ook een belangrijk punt van aandacht. Je wilt immers dat de medewerkers betrokken raken bij het te bespreken onderwerp. Houd je de toolbox aan het eind van de dag, dan weet je zeker dat er geen vragen komen. Je hebt misschien even de aandacht (maar of het overkomt is nog maar de vraag) en men wil zo snel mogelijk naar huis. Dit is niet de juiste basis. Doe je het in de ochtend, dan kan men soms veel vragen stellen om maar niet aan het werk te hoeven gaan. Beide heb ik zien gebeuren. Wat dan wel? Het zal lastig blijven, daar kunnen we niet omheen. Zolang medewerkers niet een proactieve houding innemen zal het zoeken zijn naar het juiste tijdstip voor de persoon die de toolbox verzorgt. Een pasklaar antwoord is hier niet op te geven.

Methodes: 5-V en andere

Als we kijken naar de literatuur, zijn er verschillende hulpmiddelen beschikbaar die de effectiviteit kunnen verhogen.

Een methode is de zogenaamde 5-V-methode. Deze methode bestaat uit Voorbereiden, Vereenvoudigen, Verpersoonlijken, Vertonen en Voorschrijven. Belangrijke aandachtspunten in deze methode zijn:

  • Zorg voor een goede voorbereiding afgestemd op de doelgroep
  • Bespreek één onderwerp kort en bondig welke aansluit op de belevingswereld van je doelgroep
  • Maak het onderwerp herkenbaar
  • Breng het onderwerp enthousiast en betrek de medewerkers erbij
  • Geef een vervolg aan de toolbox maak concrete afspraken (afspraak = afspraak)

Natuurlijk zijn er meerdere methodes. Deze kun je gemakkelijk vinden op internet.

Naast de methodes zijn er diverse andere hulpmiddelen die kunnen bijdragen aan het vergroten van de effectiviteit van je toolbox. Denk hierbij aan:

  • (Korte) films o.a. via Youtube
  • Foto’s van situaties op (jouw) bouwplaats
  • Voorwerpen (bijv. valgordel en zwemvest: hoe moet ik deze juist aan doen? Laat ze maar oefenen ter plaatse)

Tools voor meer effect

Praktische handreikingen/tips waarmee je snel een eerste slag kunt maken om de effectiviteit te verhogen zijn:

  • Maak de groep niet te groot
  • Beter 5 goede toolboxen dan 10 volgens de VCA norm!
  • Beter 5 minuten een interactief gesprek dan zelf 10 minuten aan het woord
  • Vraag na wat er de vorige keer is besproken (feedback vragen)
  • Vraag na in de doelgroep wat hun ervaring is
  • Vraag na over welke onderwerpen ze zelf meer willen weten
  • Zoek een geschikt tijdstip
  • Neem er voldoende tijd voor
  • Behandel ook positieve foto’s / situaties
  • Bespreek een incident en betrek een getroffene bij de toolbox vooropgesteld dat hij/ zij hier aan mee wil werken
  • Evalueer kort de toolbox met de deelnemers
  • Ga na of deze toolbox heeft bijgedragen aan een verhoging van het veiligheidsbewustzijn en verandert hiermee ongewenst gedrag in gewenst gedrag?

Praktisch

Vanuit de praktijk kun je hier verschillend mee omgaan. De wereld om ons heen verandert razendsnel. Het vergroten van de effectiviteit van een toolbox is geen eenvoudige opgave, maar wel een must. Kijk en zoek binnen je eigen organisatie naar de mogelijkheden.

Conclusie

We moeten met z’n allen blijven zoeken om de boodschap op een transparantere manier over te brengen. Zodra de medewerkers gaan inzien wat we voor ogen hebben met de toolboxmeetings is de eerste stap in de goede richting gezet en zal de effectiviteit toenemen. Kernwoorden hierbij zijn: wees transparant en betrek ze erbij. 

Zoekwoorden: 
Toolbox
Meeting
VCA
Bouw