Audits op afstand

Print
Managementsystemen
Audits op afstand mogen onder voorwaarden
Met remote auditing kan een systeem, proces of product op afstand worden doorgelicht of geschouwd. Over het algemeen is het gebruikelijk om een audit op locatie zelf te laten plaatsvinden. Het coronavirus en alle overheidsmaatregelen die daarbij horen, maken het niet (helemaal) mogelijk om 'on the job' een audit uit te kunnen voeren. Beeldbellen helpt.

 

Wat is remote auditing?

Het woord audit kan in het Nederlands het beste worden vertaald in ‘doorlichting’ of ‘schouwing’. Remote auditing is dus het uitvoeren van een doorlichting of schouwing op afstand.

Er zijn echter wel voorwaarden verbonden aan zo’n audit. Dit artikel gaat in op de voorwaarden, voorbereiding en de voor- en nadelen van deze methode van auditen en vertelt eveneens kort hoe certificatie-instellingen hiermee omgaan.

 

Voorwaarden

Er is wel een aantal voorwaarden om op een goede en effectieve manier een remote audit te kunnen uitvoeren. Zo moet er een betrouwbare, stabiele en veilige internetverbinding tot stand worden gebracht tussen de auditor en auditee. Hiermee kan op afstand relevante documenten worden ingezien of gedeeld.

Het verschil tussen een conventionele- en een remote audit moet minimaal zijn. De auditor en de auditee moeten elkaar goed kunnen zien en horen. Een goede camera en microfoon zijn voor beiden onmisbaar.

Er worden geen online opnames gemaakt tijdens een remote audit. Dit is gelegen in het feit dat het gesprek voor een auditee hetzelfde moet voelen als dat de auditor face-to-face de audit uitvoert.

Goede software om met elkaar te communiceren en documenten te kunnen delen, is onmisbaar. De meest gebruikte software is:

  • Microsoft Teams;
  • Skype for business;
  • Zoom;
  • WebEx.

 

Voorbereiding

Bespreek vooraf met de auditor welke onderdelen op afstand beoordeeld kunnen worden. Leg dit vast in het auditplan en informeer ruim van tevoren de betrokken auditees. Ga daarbij eveneens in op deze nieuwe manier van het uitvoeren van audits. Het kan helpen om een aantal interne audits van tevoren ook remote uit te voeren. Zo raken bedrijven bekend met deze methode.

Reserveer voor deze audit een aparte ruimte en houd rekening met een goede internetverbinding en hulpmiddelen zoals een camera en microfoon. Voer vooraf online tests uit.

 

Voordelen

Remote auditeren wordt vandaag de dag steeds vaker ingezet. Bedrijven hebben vaak meerdere vestigingen verspreid over ons land. In sommige gevallen hebben bedrijven zelfs vestigingen buiten onze landsgrenzen om.       

Een remote audit is prima geschikt om een documentatiebeoordeling op een schema te kunnen uitvoeren. Denk bijvoorbeeld aan een ISO 9001, 14001 of een VGM Checklist voor Aannemers-audit.

Verder is deze manier van auditen het meest geschikt om kantoorlocaties en -functies te auditen. Het kan voorkomen dat tijdens het projectbezoek duidelijk wordt dat een onderdeel van de audit niet, niet goed of niet veilig kan worden uitgevoerd, zelfs niet met extra voorzorgsmaatregelen.

De certificatie-instelling kan dan besluiten voor dat specifieke onderdeel een remote auditing techniek in te zetten. De certificatie-instelling houdt hierop scherp toezicht, zodat de kwaliteit van het auditresultaat gewaarborgd blijft. Een voorbeeld van een remote auditing techniek is het bekijken van beeldmateriaal. Een bedrijf kan zijn arbeidsmiddelen bijvoorbeeld met de mobiele telefoon filmen, zodat de certificatie-instelling op basis hiervan op afstand de keuringsstatus kan vaststellen.

Verder behoort reistijd tot het verleden en wordt ons milieu minder belast. Ook als een auditor langdurig in de auto zit, kan dat leiden tot stressvolle situaties. Zeker als deze niet op tijd op het afgesproken tijdstip kan zijn. Een ander groot voordeel is dat een auditor de reistijd die normaal gesproken aan de orde is, kan gebruiken voor het opstellen van een auditrapport.

 

Nadelen

Op het eerste gezicht verschilt een remote audit niet veel van een conventionele on-the-job-audit. Echter is het niet mogelijk om alle zintuigen in te kunnen zetten. Proeven, ruiken en voelen is via deze techniek uitgesloten.

Projectlocaties zijn niet of minder geschikt voor een remote audit. Horen en zien is via remote over het algemeen goed te doen. Alleen zie en hoor je natuurlijk niet wat er in de omgeving van een auditee gebeurt.

Daarnaast kan een bedrijf bij een remote techniek de auditor om de tuin leiden door iets bewust niet te laten zien. Dit is een aspect waarmee vooraf zeker rekening gehouden moet worden.

Bij een verificatie op bijvoorbeeld de gebruikte arbeidsmiddelen, kan een auditor een werkplan waarin alle te gebruiken arbeidsmiddelen worden benoemd vooraf opvragen. In een steekproef kan de auditor aan de auditee vragen om deze genoemde arbeidsmiddelen op te pakken en het keuringssticker in beeld te laten zien.

De sfeer op een locatie kan je bij wijze van spreken proeven of voelen. Is deze gespannen? Zijn medewerkers gestrest en gehaast bezig? Vaak heeft een auditor bij het bezoek aan een projectlocatie al direct een eerste indruk. Dit is on remote onmogelijk. Natuurlijk kan een auditor niet op zijn gevoel afgaan. Hij behoort zich te beperken tot wat er feitelijk wordt waargenomen.

Als je op een locatie de lucht opsnuift dan kan een auditor gevaar waarnemen. Denk aan gassen, dampen of chemische stoffen die zich in de lucht of ruimte begeven. Ook dit is op afstand niet mogelijk.

 

Certificatie-instellingen

Een certificatie-instelling of certificeringsinstelling is een onafhankelijke organisatie die het managementsysteem, proces en/of product van een organisatie beoordeelt en certificeert/attesteert ten opzichte van de gepubliceerde norm en/of  beoordelingsrichtlijn en eventueel aanvullende documentatie waarop het kwaliteitssysteem is gebaseerd.

Evenals bij een conventionele audit stelt de auditor in overleg met de klant een auditplan op. De afdelingen en functionarissen die de auditor wil bezoeken en interviewen staan hierin opgenomen. Het auditplan vermeldt duidelijk welke audit op afstand plaatsvindt.

 

Zijn remote audits wel toegestaan?

Remote audits zijn zeker toegestaan. Echter niet alle audits kunnen op deze manier worden uitgevoerd. Denk hierbij aan een certificatieaudit.

Elke certificatie-instelling die audits uitvoert, moet zich houden aan de richtlijnen van de IAF (International Accreditation Forum). In MD 4:2018 (Mandatory Document) staan eisen die gesteld worden aan het gebruik van digitale technologie tijdens audits.

 

Referenties

Normen, richtlijnen, literatuur en naslagwerken

  1. NEN-EN-ISO 9001: 2015.
  2. NEN-EN-ISO 14001: 2015.
  3. NEN-EN- ISO 19011: 2018.
  4. IAF MD 4: 2018.
  5. Ing. Tj.F. Doesema (1996), Kwaliteitsauditing in de praktijk, 1e druk. Deventer: Kluwer Bedrijfswetenschappen, ISBN 90 267 2299 0.
  6. Ing. P.H.J.M. van Ool MBA, Kwaliteitszakboekje, 2e druk. Arnhem: Elsevier, ISBN 90 6228 352 7.
  7. Naslagwerk basisopleiding ‘interne auditor’ (1996).Certificatie-instelling Bureau Veritas.
  8. Artikel Audits op arbeidsveiligheid.net

 

Zie ook: 

Audits, een krachtig instrument om kwaliteit te meten geeft tekst en uitleg gegeven over wat een audit is, welke vormen er van zijn en wat er bij komt kijken om deze succesvol uit te voeren.

Beeldbellen tool