Psychosociale arbeidsbelasting (PSA) de baas

Meer dan een miljoen Nederlandse werknemers hebben naar schatting te maken met burn-out klachten. Dit is goed voor ongeveer eenderde van het totale werkgerelateerde verzuim. De hieraan gerelateerde verzuimkosten worden geschat op circa 3 miljard euro.

Werkdruk betreft slechts één element van dat wat we psychosociale arbeidsbelasting (PSA) noemen. In de Handreiking Psychosociale Arbeidsbelasting, in 2015 uitgegeven door de Stichting van de Arbeid, wordt PSA teruggebracht naar de definitie uit de Arbowet:

1. Werkdruk;
2. Ongewenst gedrag en seksuele intimidatie;
3. Agressie, geweld en pesten.

 

Op de website Arboportaal van het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid wordt hieraan een aantal zaken toegevoegd:

1. Beroepsgebonden depressie;
2. Discriminatie;
3. Overspannenheid en burn-out;
4. Posttraumatische stress-stoornis (PTSS)

 

Definities

Het is dus een veelomvattend onderwerp. Met de gevolgen samengevat in één woord: werkstress, ofwel werkgerelateerde stress.

Stress heeft veel definities maar een definitie die goed aansluit op PSA is de volgende: “een echte of een als echt gepercipieerde bedreiging van de fysiologische of psychische integriteit” (Mcewen, 2007).

Deze definitie wijkt enigszins af van de definitie uit de Arbowet die als volgt luidt: “een toestand die als negatief ervaren lichamelijke, psychische of sociale gevolgen heeft”. Maar PSA-elementen als (verbale) agressie, pesten en discriminatie kunnen daadwerkelijk als zeer bedreigend worden ervaren.

Er moet ook rekening gehouden worden met de sociale gevolgen. Dit wordt door steeds meer werkgevers her- en onderkend. Want de gevolgen van PSA voor de privésituaties zijn fors. Zo kunnen alcohol, drugs en medicijnen een steeds prominentere rol in het 'loslaten van het werk' gaan spelen.

Omgekeerd kunnen ook privé-omstandigheden zoals relationele problemen of schulden een impact hebben op het professioneel functioneren en de interacties met collegae. Daarom nemen steeds meer werkgevers initiatieven op het gebied van schuldhulpverlening of interventies door sociaal medische teams.

In het kader van PSA is er wel een aantal verplichtingen. Want een werkgever is niet klaar met het formuleren van een beleidsverklaring, gedragscode en het aanstellen van een vertrouwenspersoon.

Helaas blijkt bij het toetsen van een Risico Inventarisatie & -Evaluatie (RI&E) vaak dat het kunnen afvinken van deze aspecten als voldoende wordt gezien. Het is dus goed om dit misverstand weg te nemen en eens te kijken naar een aantal wettelijke kaders en betrokken partijen.

 

De wettelijke kaders

In boek 7 van het Burgerlijk Wetboek is in artikel 7:611 te lezen dat “de werkgever en de werknemer verplicht zijn zich als een goed werkgever en een goed werknemer te gedragen.”

Verder is in artikel 7:658 te lezen dat “de werkgever is verplicht de lokalen, werktuigen en gereedschappen waarin of waarmee hij de arbeid doet verrichten, op zodanige wijze in te richten en te onderhouden alsmede voor het verrichten van de arbeid zodanige maatregelen te treffen en aanwijzingen te verstrekken als redelijkerwijs nodig is om te voorkomen dat de werknemer in de uitoefening van zijn werkzaamheden schade lijdt.”

Deze verbijzondering van de zorgplicht van de werkgever heeft dus met name betrekking op de fysieke inrichting van de werkplek en de staat van de arbeidsmiddelen. Er wordt in het Burgerlijk wetboek niet verder ingegaan op de psychosociale aspecten van arbeid. Hiervoor moet er gekeken worden naar de wet- en regelgeving omtrent Arbeidsomstandigheden.

Conform de algemene bepaling van artikel 3 van de Arbowet moet elke werkgever zorgen voor de veiligheid en gezondheid van de werknemers. Hiervoor moet hij passend beleid ontwikkelen en implementeren. 

Om de risico’s waaraan medewerkers worden blootgesteld te onderkennen en hiervoor beheersmaatregelen te nemen dient elke werkgever een RI&E uit te voeren. Deze verplichting is vastgelegd in artikel 5 van de Arbowet.

In het Arbeidsomstandighedenbesluit (Arbobesluit) is onder Afdeling 4, artikel 2:15 aangegeven dat in het kader van deze RI&E ook onderzoek gedaan moet worden naar de mate van PSA:

 

Artikel 2.15. Maatregelen ter voorkoming of beperking van psychosociale arbeidsbelasting 1 Indien werknemers worden of kunnen worden blootgesteld aan psychosociale arbeidsbelasting worden in het kader van de risico -inventarisatie en -evaluatie, bedoeld in artikel 5 van de wet, de risico’s ten aanzien van psychosociale arbeidsbelasting beoordeeld en worden in het plan van aanpak, bedoeld in artikel 5 van de wet, met inachtneming van de stand van de wetenschap maatregelen vastgesteld en uitgevoerd om psychosociale arbeidsbelasting te voorkomen of indien dat niet mogelijk is te beperken. 2 Aan werknemers die arbeid verrichten waarbij gevaar bestaat voor blootstelling aan psychosociale belasting wordt voorlichting en onderricht gegeven over de risico’s voor psychosociale arbeidsbelasting alsmede over de maatregelen die er op zijn gericht die belasting te voorkomen of te beperken.

 

Wet Poortwachter

Daarnaast hebben we bij PSA gerelateerd verzuim ook te maken met de Wet Poortwachter. Bij langdurig verzuim zullen werkgever en werknemer op een aantal momenten moeten afstemmen: bij het plan van aanpak in de 8e verzuimweek, bij de eerstejaarsevaluatie en daarna.

Zij moeten daarbij afstemmen over de zogenaamde sporen die gevolgd gaan worden waarbij het tweede spoor werkhervatting buiten de eigen organisatie als doel heeft terwijl het eerste spoor er op is gericht om het werk binnen de eigen organisatie te laten hervatten doorterugkeer in eigen werk, terugkeer in aangepast werk of terugkeer in (aangepast) ander werk. Een effectieve invulling van het eerste spoor vereist intensief contact en een gezonde mate van vertrouwen.

In een dergelijk traject zijn naast werkgever en werknemer ook bedrijfsarts en arbeidsdeskundige betrokken. Al deze partijen hebben te maken met een aantal kaders in relatie tot privacy.

 

Verzuimbegeleiding

De werkgever mag bij verzuimbegeleiding alleen informeren naar wat de zieke medewerker nog eventueel zou kunnen en naar het verwachte herstel. De werkgever mag de zieke werknemer geen vragen stellen over de aard en oorzaak van de ziekte. Dat is aan de bedrijfsarts. 

Bij re-integratie wordt met name gekeken naar de zogenaamde restcapaciteit van een zieke werknemer. Er wordt dus niet gekeken naar wat iemand niet kan maar er wordt met name gerapporteerd en ingezet op wat iemand wel kan, de zogenaamde functionele mogelijkheden.

Arbodiensten en bedrijfsartsen hebben zich hierbij te conformeren aan specifieke richtlijnen voor het omgaan met medische gegevens. Deze zijn vastgelegd in de KNMG-richtlijn Omgaan met medische gegevens van 20 december 2019. De bedrijfsarts mag de werkgever rapporteren over noodzakelijke gegevens als:

• Beperkingen/mogelijkheden;
• Mogelijke aanpassingen of voorzieningen die in het kader van werkhervatting en re-integratie getroffen kunnen worden;
• Verwachte duur van het verzuim.

Deze gegevens mogen zonder toestemming van de werknemer worden gedeeld met de werkgever. Er is toestemming van de werknemer vereist voor nadere onderbouwing van het advies indien het privacygevoelig is en advies inzake interventies indien uit de interventie de aard van de achterliggende problematiek te herleiden is.

En dat is bij PSA-gerelateerd verzuim geregeld het geval.

Maar wat geldt er als er wel sprake is van PSA maar nog niet van langdurig verzuim? Zoals bijvoorbeeld vastgesteld tijdens een onderzoek naar PSA of zoals blijkt uit meldingen bij vertrouwenspersonen of uit bijvoorbeeld een bovengemiddelde kort verzuim.  Veelvuldig kort verzuim wordt in het algemeen gezien als een mogelijke indicator voor werkstress.

Het ministerie van SZW adviseert om vroegtijdig zaken als een te hoge werkdruk, verstoorde verhoudingen met werkgever, leidinggevende of collega’s of persoonlijke problemen te melden. Dit vereist, zoals al eerder aangegeven, vertrouwen en een goede structuur. Want wat gebeurt er bij pesten of intimidatie in een team waarbij de teamleider de reden van het kort verzuim op die manier probeert te achterhalen of verneemt?

Een goede inventarisatie is dus een belangrijke voorwaarde. Voor de werkwijze bij het inventariseren van PSA geldt dat een dergelijke werkwijze dient te worden afgestemd met de OR. Dit is immers een wettelijk verplicht onderdeel van de RI&E en zowel de keuze voor de Arbodienstverlener als de werkwijze geldt dat dit van tevoren dient voorgelegd te worden aan de OR en dat die daar mee in moet stemmen. Van belang hierbij is hoe hierbij de vertrouwelijkheid is geregeld.

Vertrouwen

Sinds 25 mei 2018 is de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) van toepassing. Concreet houdt dit in dat de Arbodienstverlener die een dergelijk onderzoek gaat uitvoeren, moet informeren en aantonen hoe men de vertrouwelijkheid van informatie waarborgt en hoe lang en op welke wijze men zaken archiveert.

Ditzelfde geldt ook voor de inzet van vertrouwenspersonen. Deze belangrijke functie kan intern of extern worden ingevuld en het verdiend de aanbeveling om de werkwijze en kaders via een reglement vast te stellen. Zowel de namen van de vertrouwenspersonen alsmede de regelingen/reglement hiervoor dienen breed bekend gemaakt te worden in de organisatie.

De zaak is wel dat in dit totale speelveld er sprake is van goede afstemming. Als iedere bij PSA-gerelateerd verzuim betrokkene solistisch opereert en zich aan eigen richtlijnen houdt, is dat veelal niet in het belang van de medewerker wiens fysieke of lichamelijke integriteit aangetast wordt door een van de PSA-aspecten.

 

Efficiëntie

Om problemen te voorkomen is het zaak dat zowel werkgever als OR en de betrokken preventiemedewerkers voldoende op de hoogte zijn van de wettelijke verplichtingen. 

Een sfeer van onderling wantrouwen en onterechte beeldvorming inzake de AVG kan er helaas toe leiden dat er onvoldoende invulling gegeven aan preventie en verbijzondering van het beleid. Er moet voorkomen worden dat een werknemer die “psychosociaal overbelast” (op een of meerder thema’s die vallen onder PSA) “verdwijnt in de Bermudadriehoek” van wetgeving.

Zeker bij maatwerkregelingen of bij het verlenen van opdrachten voor het uitvoeren van een RI&E moet  'ruis' weggenomen worden door tijdig met betrokken partijen (werkgever, OR/Personeelsvertegenwoordiging, preventiemedewerkers, vertrouwenspersonen en kerndeskundigen) af te stemmen. Dit kan bijvoorbeeld in een workshop voor directie, managementteam, preventiemedewerkers, vertrouwenspersonen en OR.

Ook dienen de preventiemedewerkers meer relevante scholing te krijgen op een niveau dat recht doet aan zowel de omvang van de organisatie als de gevaren gerelateerd aan processen, werkomgeving, organisatiestructuren en persoonlijke interactie.

Verder is het uiterst wenselijk dat er beschikt kan worden over duidelijke rapportages en analyses inzake verzuim en dat eventuele signalen omtrent PSA snel worden geëscaleerd naar deskundigen.

Van belang is om samen met de verschillende actoren, dus werkgever, OR, bedrijfsarts, veiligheidskundige en vertrouwenspersonen bestaand beleid kritisch tegen het licht te houden. Met als doel om zowel beleid als uitvoering een preventieve invulling te geven.

 

Specialist

Hierbij wordt aanbevolen om tijdig een specialist in te schakelen, dit is de Arbeids- & Organisatiedeskundige (A&O deskundige). Die is van toegevoegde waarde bij:

• het opstellen van een goed reglement voor de Vertrouwenspersonen;
• het invullen van een zogenaamd sociaal medisch team waarbij periodiek de trends in verzuim worden geanalyseerd en waarbij zowel de vertrouwenspersonen als de bedrijfsarts op hoofdlijnen bepaalde signalen kunnen inbrengen en (preventieve) acties kunnen afstemmen.

 

Het regelement en de functie van het sociaal medisch team dient breed bekend gemaakt te worden in de organisatie. Dit team wordt ondersteund door een algemene voorlichtingssessie over PSA en vervolgens de inzet van de A&O deskundige die bij de diverse teams langs gaat en met zowel leidinggevenden als individuele medewerkers het gesprek (vertrouwelijk) aangaat.

Tegelijkertijd dient het verzuim op team niveau te worden geanalyseerd en dienen de functionerings- en evaluatie gesprekken te worden gescreend op volledigheid en tijdigheid.

Wellicht kunnen bedrijfsarts en de A&O deskundige ook kijken naar mogelijke interventies bij de lang-verzuimers waarbij mogelijk ook andere problemen meespelen of zijn ontstaan als gevolg van PSA en ziekte.

Al deze acties vragen om gedegen beleid en een zeer groot draagvlak bij directie, leidinggevenden, OR, preventiemedewerkers, vertrouwenspersonen en kerndeskundigen.

 

Alleen met een volledig commitment en voldoende vertrouwen kunnen we PSA de baas.

 

 

Lees ook:

Schenk als veiligheidskundige meer aandacht aan PSA

Knipperlichtenmethode voor risico's PSA

Overzicht van PSA tools