Veiligheidsrondes, zinvol of zinloos?

Managementsystemen
Een methode om een goede algemene indruk te krijgen van de manier waarop de medewerkers op de werkvloer omgaan met veiligheid, is het maken van een veiligheidsronde. Die zijn nuttig, mits op de juiste manier en met de juiste motivatie ingezet.

Wat is een veiligheidsronde?
Er is geen exacte omschrijving van een veiligheidsronde voor handen. Een veiligheidsronde is een instrument waar ieder bedrijf zijn eigen invulling aan geeft. In veel sectoren en branches is de veiligheidsronde één van de middelen om veiliger werken te bevorderen. Kort omschreven is het een inspectieronde over het terrein of werkplek door een medewerker die tijdens deze ronde vooral let op de veiligheid, op veilige werkomstandigheden en op een veilige manier van werken. Afhankelijk van de doelstellingen van het management en het beheerssysteem, kunnen bijvoorbeeld ook kwaliteit en security aan bod komen tijdens een veiligheidsronde. Er zijn diverse veiligheidsbeheerssystemen die voorschrijven en stimuleren dat veiligheidsrondes regelmatig worden gehouden.

Veiligheidsbeheerssystemen en methodieken
Er zijn verschillende manieren om een veiligheidsronde uit te voeren. Afhankelijk van het gekozen systeem en de werkzaamheden, kiest men de methodiek die het beste aansluit bij de behoefte van de organisatie. Ook de maturiteit van de organisatie en het beheerssysteem kunnen een goede reden zijn te kiezen voor een bepaalde methodiek. Enkele bekende veiligheidsbeheerssystemen zijn de VCA*/VCA**-systemen, OHSAS 18001 en ILO-OSH 2011.

Naast verschillende systemen zijn er ook verschillende methodieken om veiligheidsrondes te verzorgen. Binnen het VCA-systeem is de OOG-methode – de Observatie van Onveilig Gedrag – een beproefd middel. Deze benadering is gebaseerd op Behavior Based Safety en stelt de medewerker en diens gedrag en werkwijze centraal. Daarbij wordt een medewerker tijdens zijn werkzaamheden geobserveerd en de observator maakt een analyse van alles wat hem of haar opvalt.

Veiligheidsrondes kunnen ook bestaan uit het inspecteren van machines en materieel. Het hangt van de omgeving en de doelstellingen af waarop het accent bij een veiligheidsronde ligt. Ziekenhuizen houden ook veiligheidsrondes, daar let de observator niet zozeer op de eigen medewerkers of het materieel, maar vooral op de gezondheid en veiligheid van de patiënt. Hetzelfde middel, maar een ander uitgangspunt.

Bevordering veiligheidsbewustzijn
Diverse managementsystemen schrijven het regelmatig houden van veiligheidsrondes voor als probaat middel om een veilige werkplek te bevorderen. Maar louter en alleen veiligheidsrondes lopen omdat de regels dit voorschrijven, is een verkeerde motivatie. Het werkelijke doel ervan is om het veiligheidsbewustzijn – feitelijk dus de veiligheidscultuur – binnen een organisatie op een hoger niveau te brengen. Veiligheid is immers iets wat iedereen samen moet doen, een enkele zwakke schakel in een ketting kan de oorzaak zijn van een enorme ramp. Juist door de dialoog aan te gaan en mensen positief te stimuleren zal de veiligheidscultuur zich ontwikkelen en worden mensen zich bewust van mogelijk onveilig gedrag. Iedereen wil aan het einde van de werktijd gezond naar huis. Voor onveilig gedrag kan bewust gekozen worden, maar de macht der gewoonte en een andere focus tijdens het werk kunnen ook de oorzaak van onveilig gedrag zijn. Door veiligheidsrondes in te zetten en daarover open en duidelijk te communiceren zien de medewerkers dat de organisatie de veiligheid serieus neemt.

De Arbowet (met name artikel 8) schrijft werkgevers voor hun personeel doeltreffend te informeren en te trainen aangaande risico’s op de werkvloer. Werkgevers dienen al het mogelijke te doen personeel te beschermen tegen arbeidsrisico’s. Opleiding en coaching op de werkvloer zijn daar een goed middel voor. Dit kan op een praktische manier door veiligheidsrondes en toolboxmeetings in te zetten. Het doel van een veiligheidsronde dient dus uiteindelijk altijd een hogere veiligheidsbeleving te zijn.

Het nut van veiligheidsrondes
Zowel onaangekondigde als aangekondigde veiligheidsrondes zijn mogelijk. De onaangekondigde en anonieme rondes hebben als voordeel dat ze het echte gedrag en niet het geconditioneerde gedrag laten zien. Aangekondigde rondes hebben daarbij weer als voordeel dat de focus meer op veiligheid en alles wat daarmee te maken heeft, komt te liggen. Door het houden van veiligheidsrondes kun je de medewerkers positief stimuleren en hen uitdagen mee te denken over veilig werken. Ieder ongeluk of bijna-ongeluk dat voorkomen is doordat mensen zich bewust zijn van de gevaren, is winst. De dalende lijn in ernstige ongelukken en letsel ten opzichte van de stijgende lijn van gebruikte veiligheidsbeheerssystemen onderstreept dat bezig zijn met veiligheid werkt (volgens cijfers van VCA Nederland en TNO).

Wanneer veiligheidsrondes
De frequentie van veiligheidsrondes heeft te maken met de aard en de hoeveelheid van risicovolle werkzaamheden. Ook het niveau van het bedrijf en de leeftijd van het beheerssysteem zijn bepalende factoren. Een volwassen bedrijf met dito systeem heeft minder sturing nodig dan een jong systeem. Bij veel beheerssystemen gaat men van een reactieve fase met veel correcties, via een fase waarin de procedures volwassen worden, naar uiteindelijk een proactieve fase waarin ook tijd en ruimte is voor innovatie. Snelheid van veranderingen in de sector en op de werkvloer zijn eveneens sterk bepalende factoren. Een goede stelregel is om bij alle werkzaamheden die afwijken van de normale taken altijd een veiligheidsronde te lopen. Beter een keer te veel dan te weinig.

Aandachtspunten
Een goede veiligheidsronde bestaat uit verschillende componenten. Het is niet nodig om alle aspecten tijdens iedere ronde te controleren, maar een aantal dient wel iedere keer terug te komen. Controleer op het juiste gebruik van PBM’s en gereedschappen. Let goed op de houding en positie van de medewerkers. Algemene orde en netheid van de werkplek en medewerker zijn ook belangrijke factoren. Neem voldoende tijd en rust om een inspectie te lopen en doe dit bij voorkeur met meerdere mensen. Zorg ervoor dat mensen niet gehinderd worden in hun werkzaamheden. En laat iedereen in zijn waarde, spreek mensen aan op hun onveilige, maar ook op hun veilige gedrag. Laat daarbij hun vakmanschap en eigenwaarde intact. Prijs positief gedrag en benadruk dit tegenover de rest van groep. Complimenten doen het immers vaak een stuk beter dan een uitbrander. Geef medewerkers vooral niet het idee dat het de bedoeling is zoveel mogelijk mensen te betrappen op onveilig gedrag, dat verziekt de werksfeer en zorgt in ieder geval zeker niet voor veiliger gedrag. 

Output
Een veiligheidsronde levert informatie op die verwerkt moet worden. Door het verzamelen van de gegevens ontstaan ook manieren om trends en groei te meten. Hierdoor zal het beheerssysteem en de organisatie de middelen verkrijgen om naar een hoger niveau te groeien. Dat is uiteindelijk het doel van een beheerssysteem en de bijbehorende veiligheidsrondes: groei naar een veiligheidsbewuste organisatie die vanuit een intrinsieke waarde veilig opereert.

Valkuilen
Zoals bij vele managementinstrumenten en -middelen zijn er ook bij veiligheidsrondes valkuilen. Een veel gehoorde klacht is dat er alleen maar ‘gezeurd’ wordt over rommel op de grond en rondslingerend afval. Uiteraard is een nette en opgeruimde werkplek belangrijk, maar een veiligheidsronde moet veel meer bevatten dan commentaar op rommel. Deze rommelrondes worden door personeel als vervelend en nutteloos ervaren, waardoor de weerstand ertegen snel zal groeien.

Een andere fout is dat er snel even een ronde wordt gelopen, zodat in ieder geval voldaan is aan de verplichting. Het spreekt voor zich dat dit geen enkel nut heeft, het zal eerder averechts werken. Wanneer medewerkers op de werkvloer zien dat er ‘iemand van kantoor’ snel een rondje loopt met een schrijfblok en dan weer richting kantoor gaat zonder in contact te treden met de medewerkers, geeft dat een totaal verkeerd voorbeeld. Op dat moment wordt de illusie gewekt dat ook ‘de baas’ het allemaal maar onzin vindt. Gebruik een veiligheidsronde ook niet als ‘schandpaal’ voor een medewerker die zich niet aan de regels houdt. Dit is buitengewoon vernederend voor de persoon in kwestie en zal in geen enkel geval leiden tot een gedragsverbetering.

Conclusie
Veiligheidsrondes zijn een nuttig instrument, wanneer het management deze actief inzetten. Durf als management kritisch naar je organisatie te kijken en trek lering uit de zaken die tijdens de gang door het bedrijf naar voren komen. Trek voldoende tijd en middelen uit en investeer in de personen die de veiligheidsrondes uitvoeren. Het resultaat is immers afhankelijk van de kennis en kunde van de personen die de gegevens verzamelen. Met die instelling is er veel te winnen, zowel voor het management, de organisatie als de medewerkers op de werkvloer.